Vroeger betekende het runnen van een bedrijf of het voltooien van een serieus project dat je op kantoor zat, naar een lokale server staarde en hoopte dat de harde schijf niet van zijn as zou draaien. Het opslaan van gegevens op externe machines voelde als sciencefiction. Je zou zeker toegang tot internet kunnen hebben, maar je zou er niet van dromen om je levensonderhoud aan een browservenster toe te vertrouwen. De latentie was te hoog. Het vertrouwen was te laag.
Die barrière is ingestort.
Tegenwoordig is uw webbrowser niet alleen maar een venster; het is jouw computer. Je koopt geen dozen met software meer. U start op, klikt op een link en u bent ingelogd bij een applicatie die wordt gehost op een server in Virginia, Ierland of Singapore. Uw documenten liggen niet op de draaiplateaus onder uw bureau. Ze bevinden zich in de wolk. En mensen doen er serieus werk mee.
Jij kunt het ook.
Je hebt nog steeds een apparaat nodig om op te typen. Maar u kunt stoppen met het uitgeven van honderden dollars aan eeuwigdurende licenties. De meeste clouddiensten, ook wel webapps genoemd, zijn gratis of kosten minder dan een kopje koffie per maand. De enige toetredingsdrempel is weten welke tools echt werken en welke slechts een hype zijn. Dit is waar we beginnen.
We gaan kijken hoe u de cloud voor u kunt laten werken. Of je nu een klein bedrijf runt, de cijfers van een leerling beheert of gewoon contact probeert te houden met vrienden, de basis is hetzelfde. Het begint met bestandsopslag en synchronisatie.
De basis: bestandssynchronisatie uitgelegd
Als je ooit hebt geprobeerd een document naar jezelf te e-mailen, vervolgens naar je telefoon en vervolgens terug naar je laptop, dan ken je de pijn. Bestanden lopen vast. Versies worden overschreven. Je eindigt met Final_Draft_v2_REAL_FINAL.docx.
Bestandsopslag in de cloud lost dit op. Het gaat niet alleen om het besparen van ruimte; het gaat erom dat u uw gegevens gesynchroniseerd houdt op elk apparaat dat u bezit. U bewerkt een bestand op uw tablet en twee seconden later wordt het bijgewerkt op uw bureaublad. Geen e-mailen. Geen USB-drives. Gewoon naadloze toegang.
Waarom doet dit er toe? Want stilstand kost geld. Als uw laptop kapot gaat, zijn uw gegevens niet verdwenen. Het staat op een server. U kunt inloggen vanaf een bibliotheekcomputer, de machine van een vriend of een goedkope Chromebook, en uw werk is daar. Het is overal toegankelijk waar een internetverbinding aanwezig is.
Hoe u de juiste cloudopslagprovider kiest
Niet alle cloudopslag is gelijk. Sommige zijn beter voor individuen. Sommige zijn gebouwd voor teams. De sleutel is het afstemmen van de service op uw workflow.
Hier is waar je op moet letten:
- Synchronisatiesnelheid: Uploadt het snel? Laggy-synchronisatie is een productiviteitsmoordenaar.
- Bestandsversiebeheer: Als u per ongeluk een map verwijdert, kunt u deze dan terugkrijgen? De meeste services bewaren de geschiedenis 30 dagen of langer.
- Samenwerkingsfuncties: Kunnen meerdere mensen tegelijkertijd een document bewerken? Voor teams is dit niet bespreekbaar.
- Beveiliging: Is het gecodeerd? Wie heeft toegang tot uw gegevens?
De meeste grote providers bieden een gratis laag aan van 5 tot 15 gigabyte. Dat is genoeg voor documenten, foto’s en een paar video’s. Als je meer nodig hebt, kun je upgraden. Maar begin gratis. Test de interface. Kijk hoe het voelt.
Hoe cloudsynchronisatie eigenlijk werkt (en waarom het u zou kunnen schelen)
Wanneer u een cloudservice gebruikt, ‘slaat’ u niet echt iets op in een magische leegte. U huurt een stukje ruimte op een serverfarm die eigendom is van iemand anders. Uw lokale machine bevat nog steeds de bestanden, maar een achtergrondapp houdt uw aangewezen mappen als een havik in de gaten. Op het moment dat je daar een nieuw document neerzet, treedt dat script in werking. Het uploadt de gegevens via je breedbandverbinding naar de cloud van de provider en stuurt deze vervolgens door naar elk ander apparaat dat aan je account is gekoppeld. Tablets en telefoons doen ook mee, dankzij mobiele apps.
De beloning is simpel: uw gegevens bevinden zich buiten uw fysieke vier muren. Als een brand uw kantoor verwoest of een dief uw laptop steelt, zijn uw bestanden niet kapot. Ze zijn veilig op een server in Virginia of Oregon, afhankelijk van de provider.
Dropbox en SugarSync zijn al jaren de grote namen op dit gebied. Maar de reuzen kwamen ook binnen. Amazon biedt Cloud Drive aan. Google heeft Google Drive. Microsoft heeft SkyDrive (nu OneDrive) gepusht. Het model is meestal hetzelfde. Je krijgt een paar gigabytes gratis; 5 GB is een gebruikelijke basislijn. Meer nodig? Betalen. De kosten variëren met de hoeveelheid ruimte die u verbruikt.
Effectief samenwerken met een verspreid team
Werken op afstand is niet nieuw, maar cloudsynchronisatie maakte het haalbaar voor iedereen met een Wi-Fi-signaal. U hebt geen gedeelde netwerkschijf of complexe IT-installaties nodig. Je hebt alleen internettoegang nodig. Dit verandert de manier waarop teams werken. Realtime samenwerking wordt mogelijk. De ene persoon bewerkt een bestand, de wijzigingen worden gesynchroniseerd met de cloud en de volgende persoon ziet ze meteen. U hoeft geen versies meer heen en weer te e-mailen, zoals ‘Final_v2_REAL_final.doc’.
Dit verschuift ook de machtsdynamiek. Uw gegevens zijn niet vergrendeld op één werkstation. Het is toegankelijk, waar u ook bent. Dat is een enorm voordeel voor gedistribueerde teams. U kunt aan uw bureau een project starten, dit tijdens het woon-werkverkeer op uw telefoon voortzetten en het op een tablet in een koffiebar polijsten. De wrijving van de locatie verdwijnt.
Maar er zit een addertje onder het gras. U vertrouwt uw gegevens toe aan een derde partij. Als de provider failliet gaat of als hun servers worden geraakt, bent u aan hun genade overgeleverd. En als je internet wegvalt, ben je offline. Cloudopslag is geen magie. Het is een afweging. Gemak voor controle. U geeft een deel van het directe toezicht op om toegankelijkheid en back-upbescherming te verkrijgen. De meeste mensen vinden dat de balans werkt. Niet altijd. Maar vaak genoeg.
De echte vraag is niet of je cloudopslag moet gebruiken. Het is welke provider de juiste mix van beveiliging, snelheid en kosten biedt voor uw specifieke behoeften. En dat is een gesprek dat blijft evolueren.
Herinner je je het pre-cloud-tijdperk nog? U hebt een bestand op uw bureaublad gemaakt. Je hebt het naar vijf mensen gemaild. Ze hebben het gedownload, wijzigingen aangebracht en het teruggemaild. Je bleef achter met een map vol “Final_v2_ACTUAL.doc”-bestanden en de hoofdpijn van het samenvoegen van ieders opmerkingen. Het was inefficiënt. Het was langzaam. Het was pijnlijk.
Samenwerkingsplatforms hebben dit opgelost. Ze vervingen de e-mailketen door gedeelde virtuele werkruimten. Locatie is niet langer een barrière. Een beheerder stelt het account in. Vervolgens nodigen ze gebruikers uit. Rollen zijn hier van belang. Beheerders wijzen machtigingen toe, zodat gebruikers alleen zien wat ze moeten zien en alleen kunnen doen wat ze mogen doen. Hierdoor wordt de toegang beperkt en blijft de werkruimte schoon.
Goede tools doen meer dan alleen het hosten van bestanden. Ze laten teams communiceren en ideeën uitwisselen zonder de inbox te verstoppen. De beste stroomlijnen het versiebeheer. Plannen wordt eenvoudiger. Gebruikers kunnen discussies starten over elk projectaspect zonder het platform te verlaten. Bij juist gebruik worden deze sites één archief voor al het gerelateerde werk.
Basecamp, van 37signals, is een bekende optie. Het bestaat al jaren en biedt robuuste tools. Onehub is een andere interessante keuze. Hiermee kunnen bedrijven veilige, in de cloud gehoste portalen opzetten. Met deze portalen kunnen gebruikers documenten of grote bestanden delen, bekijken, bespreken en bewerken.
8: Beheer uw foto’s en video’s
De belofte van digitale camera’s was simpel: verwijder de film, bewaar de herinnering. De realiteit? We verdrinken in een moeras van mediakaarten, dode harde schijven, vergeten USB-sticks en halflege cd-doosjes. Het was geen revolutie. Het was gewoon een nieuw soort rommel, verspreid over laptops, tablets en telefoons.
De wolk biedt een ontsnappingsluik.
Zie het als een digitale zolder die door iemand anders wordt beheerd. Uw foto’s en video’s staan live op externe servers. Natuurlijk kun je generieke bestandsopslagservices gebruiken, zoals Dropbox of Google Drive. Ze werken. Ze synchroniseren. Maar ze zijn onhandig voor de media. Ze begrijpen niet dat een zonsondergang een tag nodig heeft, of dat je een verjaardagsvideo met je tante wilt delen zonder deze tien keer te e-mailen. Speciaal gebouwde mediasites zijn anders. Zij spreken uw taal.
Slepen en neerzetten. Klaar.
Plotseling is je chaotische mappenstructuur georganiseerd. Je kunt die wazige foto van je hond taggen. U kunt uw trouwfoto’s groeperen in een galerij. U kunt een link met één klik delen in plaats van een bestand van 50 MB aan een e-mail toe te voegen. Het is niet alleen opslag. Het is curatie.
Voor fotografen is de keuze tussen gratis rommel en betaalde bestelling reëel. Sites zoals Flickr, Shutterfly en Snapfish zijn de standaardopties. Ze zijn prima voor informele snapshots. Maar als u duizenden afbeeldingen met hoge resolutie heeft en er geen interesse in heeft om te zien hoe uw foto’s gecomprimeerd of rommelig worden door advertenties, kijk dan ergens anders. SmugMug en Zenfolio richten zich op de serieuze schutters. Zij rekenen. Maar ze geven je controle. Jij bent eigenaar van de lay-out. Je behoudt de kwaliteit. Het is de moeite waard als u uw foto’s als bezittingen behandelt en niet als afval.
Video is een ander beest. YouTube is de reus en slikt elke minuut 72 uur aan inhoud. Het is een openbaar plein, geen privékluis. Als je virale bekendheid nastreeft, is dat jouw podium. Als je de volgende Goodfellas maakt en deze alleen aan je producers wilt laten zien, is Vimeo het stille alternatief. Het is minder druk. Het heeft betere afspeeltools. U kunt uw werk beveiligen met een wachtwoord. Het voelt als een studiokleedkamer, niet als een stadion.
7: Ontdek nieuwe muziek – of geniet van de oude muziek
We raakten zo gewend aan het dragen van hardware dat we vergaten dat het slechts een tijdelijke kruk was. Voordat de pijpen breed genoeg werden, had je een fysiek object nodig – een cd, een schijf, een flashgeheugenstick – om je deuntjes op te slaan. Je had een speler nodig om het te lezen. Het was een ritueel. Toen kwam breedband. Niet alleen vaste lijnen, maar mobiele netwerken die echt werkten. Plotseling hoefde je de muziek niet meer te bezitten. Je hoefde er alleen maar toegang toe te hebben.
Streaming veranderde de fysica van luisteren. Het veranderde data in een rivier in plaats van in een pakhuis. U slaat het bestand niet meer op. Je haalt het stukje bij beetje uit de cloud en speelt het af zodra het binnenkomt. Dit is hoe streaming muziekdiensten de standaard werd. Ze bieden een bibliotheek die oneindig aanvoelt. Nooit meer door kratten heen graven. U hoeft geen terabytes aan mp3’s meer te beheren op een harde schijf die op het punt staat kapot te gaan.
Er zijn twee belangrijke manieren waarop deze diensten nu werken. Sommige zijn alleen streamen. Je luistert, en dat is alles. Het bestand raakt nooit uw apparaat. Het is efficiënt voor de opslagruimte die je hebt, maar kwetsbaar als je verbinding wegvalt. Anderen bieden een hybride model. Je kunt streamen of downloaden om offline te luisteren. De meeste beginnen met een gratis laag, wat betekent dat jij het product bent. Je luistert naar advertenties. Wil je stilte tussen de nummers, dan betaal je voor een premium abonnement. Dat geld koopt advertentievrij afspelen en de mogelijkheid om tegelijkertijd in te loggen op je telefoon, je laptop en je tablet. Eén account, overal.
Maar de ervaring is niet uniform. Het hangt af van de filosofie van de aanbieder. Pandora werkt als een DJ. Je geeft er een zaadje aan (een nummer of een artiest) en er ontstaat een afspeellijst. Het is algoritmisch. Het is ontdekking. Het is hands-off. Spotify en Rdio zijn daarentegen bibliotheken. Ze openen de kluis. Jij kiest het traject. Jij maakt de lijst. Het is op aanvraag. Jij hebt controle. Je hebt curatie. Het verschil is subtiel, maar fundamenteel voor de manier waarop u uw tijd besteedt.
6: maak afbeeldingen en bewerk foto’s
De hardware verschoof van audio naar visueel. We zijn gestopt met consumeren en zijn begonnen met creëren. De smartphone werd een camera en vervolgens een canvas.
Het creëren van scherpe beelden is nog steeds moeilijker dan het lijkt. Cloudtools hebben daar verandering in gebracht. Ze hebben de leercurve doorgesneden. Ze elimineren de noodzaak van zware downloads. Maar de markt splitst zich in twee kampen. Eén kamp bouwt diagrammen. De andere bewerkt pixels.
Binnenkomen gaat snel. Jij meldt je aan. Je bekijkt een korte tutorial. Met de gratis laag koopt u ruimte. Je koopt er een paar exportproducten mee. Het is genoeg om de wateren te testen.
Wil je meer? Betaal voor premie.
Premium ontgrendelt de volledige stapel. Je krijgt onbeperkte opslag. U krijgt flexibele export. Opslaan als PNG. JPEG. SVG. Pdf. De keuze is aan jou.
De tools weerspiegelen desktopgiganten. Ze leven gewoon in uw browser.
Neem Gliffy. Het is een diagramservice. Het bootst Microsoft Visio na. Je sleept vormen. Jij lijnt ze uit. Je past kleuren toe. Je voegt tekst toe. Je past effecten aan. Wanneer u klaar bent, sluit u het diagram in. Je deelt het op sociale media. Je nodigt reacties uit.
“Online diagramhulpmiddelen bieden dezelfde basisfuncties als krachtige desktopapplicaties, maar met directe deelmogelijkheden.”
Foto-editors werken op dezelfde manier. Pixlr gedraagt zich als Adobe Photoshop in de cloud. Je snijdt afbeeldingen bij. Je past de kleur aan. Je maskeert achtergronden. Het is eenvoudig. Delen is direct mogelijk. Pixlr slaat op uw bureaublad op. Het slaat op zijn servers op. Het pusht rechtstreeks naar Facebook. Flickr. Picasa.
Samenwerking overtreft isolatie
De echte verandering zijn niet de hulpmiddelen. Het is de werkstroom. Desktop-apps isoleren u. Cloud-apps verbinden u. Je creëert niet zomaar. Jij deelt. Jij itereert.
Dit verandert de manier waarop teams werken. Ontwerpers wachten niet op bestanden. Ontwikkelaars wachten niet op exporten. Alles gebeurt online.
Is het perfect? Nee.
Complexe projecten vergen nog steeds zwaar werk. Maar voor snelle diagrammen? Voor basisbewerkingen? Het is genoeg. De toetredingsdrempel is lager. De wrijving is weg.
Je kunt een wireframe starten. Een fotobewerking voltooien. En dat allemaal zonder uw tabblad te verlaten.
Je publiek groeit. Vrienden worden volgers, volgers worden fans en fans worden potentiële klanten. Het handmatig beheren van die groeiende lijst is een nachtmerrie. Dit is waar cloudgebaseerde tools voor klantrelatiebeheer in beeld komen. Het zijn niet alleen maar digitale adresboeken. Het zijn motoren voor het omgaan met de chaos van een groeiend netwerk, speciaal ontworpen voor freelancers en kleine bedrijven die zich geen overhead op bedrijfsniveau kunnen veroorloven.
De vangst? Je moet het inschrijfgeld betalen. Niet noodzakelijkerwijs in contanten, maar in de tijd. U moet eerst uw contacten in het systeem laden. Het is vervelend. Maar zodra de gegevens binnen zijn, maken de integratiemogelijkheden het de moeite waard.
Uw digitale voetafdruk verenigen
Deze platforms schitteren omdat ze je ervan weerhouden verspreide identiteiten te beheren. Ze verzamelen gegevens van Gmail, Facebook, LinkedIn, Twitter en MailChimp in één enkele bron van waarheid. U importeert niet alleen namen en e-mailadressen. Je consolideert de geschiedenis.
Zodra de database gevuld is, begint het echte werk. Je voegt tags toe. Je segmenteert doelgroepen. Je filtert op gedrag of bron. Plotseling weet je wie er echt toe doet. U ziet hoe uw beste leads zich verhouden tot uw huidige klanten.
“Nog nuttiger, vooral als je een bedrijf runt: je kunt gesprekken volgen, herinneringen instellen voor vervolgacties, e-mails bijvoegen of takenlijsten toewijzen.”
Dit is geen passieve opslag. Het is actieve betrokkenheid. U kunt elke gespreksthread volgen. Stel herinneringen in om terug te bellen voordat u het vergeet. Voeg relevante e-mails toe aan specifieke contactprofielen. Wijs taken rechtstreeks vanuit de interface toe aan teamleden. Het verandert een statische lijst in een dynamische workflow.
Het juiste gereedschap voor uw weegschaal kiezen
Als u al Gmail gebruikt, beschikt u over een basiscontactbeheer. Het werkt. Voor de meeste mensen is het genoeg. Maar als je serieuze CRM -mogelijkheden wilt, moet je afstuderen.
Salesforce wordt vaak aangehaald als de gouden standaard. Het is krachtig. Het is robuust. Voor de meeste eigenaren van kleine bedrijven is het overdreven. Het is alsof je een voorhamer gebruikt om een noot te kraken. Je zult verdrinken in functies die je nooit gebruikt, terwijl je de eenvoudige functies mist die je dagelijks nodig hebt.
Er zijn lichtere alternatieven. Highrise, van de makers van Basecamp, biedt een schonere interface. Batchbook is een andere optie die zich richt op gebruiksgemak. Beide bieden gratis proefversies. Geen van beide biedt een permanent gratis abonnement. U betaalt voor de kracht om relaties op grote schaal te beheren.
4: Controleer uw e-mail altijd en overal
De verschuiving weg van desktop-e-mailclients
Desktop-e-mailclients vervagen. In juni 2011 waren desktops goed voor iets meer dan 50 procent van alle geopende e-mails. In juni 2012 daalde dat aandeel tot 33 procent. Waarom? Omdat traditionele desktop-e-mailsoftware u vastlegt aan een specifiek besturingssysteem. Synchroniseren tussen verschillende apparaten (computers, tablets, telefoons) wordt lastig.
Webmail biedt een oplossing. Maar cloudgebaseerde e-mailsystemen bieden een beter alternatief. Gratis services staan geen aangepaste domeinen toe. Je moet ook advertenties tolereren. Toch krijg je kernfuncties: componeren, opmaken, verzenden, lezen, ordenen en beantwoorden. Dit alles werkt op elke computer met een browser en een internetverbinding.
Yahoo Mail is een grote webgebaseerde service. Google’s Gmail is een ander. Het integreert met Google Drive. Drive combineert bestandsopslag met productiviteitstools. U kunt documenten, spreadsheets en presentaties maken zonder uw browser te verlaten. Google biedt ook een zakelijke versie van Gmail.
Gratis versus betaalde cloud-e-mail vergelijken
| Kenmerk | Gratis cloud-e-mail | Betaalde/zakelijke cloud-e-mail |
|---|---|---|
| Aangepast domein | Nee | Ja |
| Advertenties | Ja | Nee |
| Opslag | Beperkt | Hoger/Groot |
| Ondersteuning | Gemeenschap/Geen | Prioriteit/24/7 |
| Samenwerking | Basis | Geavanceerd |
Webmailtoepassingen elimineren de synchronisatieproblemen van desktopclients. Je hebt vanaf elk apparaat toegang tot je inbox. Deze mobiliteit is de reden waarom gebruikers desktopsoftware verlaten. De afweging is het opgeven van een aangepast domein en het accepteren van advertenties.
Zakelijke gebruikers kiezen vaak voor betaalde versies. Ze hebben aangepaste domeinen nodig voor branding. Ze hebben ook een sterkere beveiliging en ondersteuning nodig. De businessclass van Gmail biedt deze functies bijvoorbeeld. Het is meer dan alleen e-mail. Het is een ecosysteem.
Is het de moeite waard om over te stappen op cloud-e-mail? Voor de meeste mensen wel. Het gemak weegt zwaarder dan de nadelen. U verliest de offline mogelijkheden van desktopclients. Maar je krijgt overal toegang. Je e-mails volgen je. Uw bestanden worden automatisch gesynchroniseerd. Het is een andere manier van werken.
De achteruitgang van desktop-e-mailclients gaat niet alleen over technologie. Het gaat over levensstijl. Mensen bewegen meer. Ze werken op afstand. Ze gebruiken meerdere apparaten. Cloud-e-mail past bij deze realiteit. Desktop-e-mail niet.
Wat gebeurt er als de laatste desktopclient wordt afgesloten? De gegevens blijven in de cloud. Je hebt er overal toegang toe. Maar u bent afhankelijk van een internetverbinding. Zonder dat ben je afgesneden. Dat is de nieuwe afweging.
Spreadsheets veranderden het spel op het gebied van persoonlijke financiën, maar vereisten discipline en handmatige invoer. De echte verandering vond plaats toen die functionaliteit naar de cloud verhuisde. U hebt nu geen lokale installatie of een complex formuleblad nodig om bij te houden waar uw geld naartoe gaat. Je krijgt de kern, de visualisatie en de duidelijkheid – gratis.
De wisselwerking is connectiviteit. Deze webgebaseerde services vereisen dat u uw accounts koppelt. Je bankgegevens stromen binnen, de app categoriseert de uitgaven en ineens zie je de patronen. U kunt waarschuwingen instellen voor lage saldi of naderende vervaldata. Het belastingseizoen is niet langer een paniekzaaierij, maar wordt een routinematig genereren van rapporten. De gegevens zijn er al, georganiseerd en klaar.
De juiste financiële aggregator kiezen
Niet alle cloudgebaseerde budgetteringstools werken op dezelfde manier. Mint, gesteund door het Quicken-team, blijft de zwaargewichtkampioen voor pure analyse. Het neemt uw gegevens op en geeft u een onberispelijk beeld van uw vermogen en cashflow. Maar er is een harde grens. Het is alleen-lezen. U kunt zien dat het geld uw rekening verlaat, maar u kunt niet op de knop drukken om het te verplaatsen. Het kijkt; het werkt niet.
Als je uitvoering nodig hebt, en niet alleen maar observatie, kijk dan naar Check. Het overbrugt de kloof tussen volgen en betalen. Dit is waar de mobiele ervaring het belangrijkst is. In plaats van dat u ‘s avonds laat inlogt op een desktopportaal om een betaling over te maken, kunt u deze onderweg afhandelen. Het nut hier is onmiddellijk. Betaal een rekening terwijl u in de rij staat. Vermijd late vergoedingen met minder wrijving. Het hulpmiddel past zich aan uw beweging aan, niet aan uw bureau.
2: Laat uw kleine onderneming groot lijken
Grootte is een perceptieprobleem. Klanten geven niets om het aantal servers of de vierkante meters van uw kantoor. Ze vinden betrouwbaarheid belangrijk. Een klein bedrijf kan een aanwezigheid op ondernemingsniveau uitstralen door simpelweg dezelfde infrastructuur over te nemen die grote bedrijven gebruiken. De toegangsbarrière is ingestort.
Met cloudplatforms kan een tweepersoonsstartup 24/7 klantondersteuningsportalen, het veilig delen van documenten en realtime voorraadbeheer aanbieden, vergelijkbaar met Fortune 500-bedrijven. De technologie maakt geen onderscheid tussen een garagebedrijf en een multinational. Het ziet alleen de configuratie. Door deze hulpmiddelen in lagen te plaatsen, creëer je de illusie van schaal. Klanten voelen zich gesteund door een enorme organisatie omdat de interface er zo uitziet. De vertrouwensoverdracht gebeurt automatisch.
De solo-operator draagt te veel hoeden. Backofficewerk is vaak het minst glamoureus, maar het slokt uren op die aan factureerbaar werk zouden kunnen worden besteed. De cloud heeft het spel hier veranderd. Je hebt geen zwaar ERP-systeem nodig om het licht aan te houden. Soms werkt een modulaire aanpak beter.
Als uw facturering eenvoudig is, kunt u een lichtgewicht stapel samenstellen. Een urenregistratie-app in combinatie met een factureringstool is wellicht alles wat u nodig heeft. Volg de uren. Verstuur de factuur. Sluit het tabblad. Eenvoudig.
Maar de calculus verandert als je hulp inschakelt.
Medewerkers beheren in de cloud
Het inhuren van aannemers of fulltime personeel verschuift de complexiteitscurve. Je hebt een uniform platform nodig. Eén applicatie die de belangrijkste boekhoudfuncties afhandelt, wordt eerder een noodzaak dan een luxe.
De opstelling is standaard. U meldt zich aan bij de door u gekozen aanbieder. U voert de essentiële gegevens in: bedrijfsgegevens, belastingnummers, factureringsvoorkeuren. Vervolgens bouw je je team op. Nodig medewerkers uit voor specifieke projecten. Ze accepteren de uitnodiging. Ze loggen overal in. Elke computer. Elke locatie. Ze houden hun tijd bij aan de toegewezen taken.
Aan het einde van de maand zijn de gegevens al gestructureerd. Je telt de uren bij elkaar op. Je maakt de facturen. U kunt ze als PDF naar klanten e-mailen of afdrukken voor fysieke post. De workflow is geautomatiseerd genoeg om tijd te besparen, maar flexibel genoeg om uitzonderingen af te handelen.
Het juiste gereedschap kiezen
De oude desktopgiganten zijn omgedraaid. Sage 50 (voorheen Peachtree Accounting) en QuickBooks bieden beide in de cloud gehoste versies van hun software. Dit brengt hun robuuste functiesets naar het internet.
Het kan echter zijn dat u niet de volledige suite nodig heeft.
Als je alleen maar uren wilt bijhouden, is Toggl een sterke kandidaat. Het is lichtgewicht. Het richt zich op waar het het beste in is.
Voor een uitgebreidere oplossing is FreshBooks een kijkje waard. Het combineert tijdregistratie, facturatie en financieel beheer in één pakket. Het integreert met PayPal. Het heeft een solide smartphone-app. Als u onderweg betalingen moet beheren, is dit de oplossing.
Maak ruzie met al uw webapps
1: Maak ruzie met al uw webapps
Het beheren van afzonderlijke tools voor tijd-, geld- en projectmanagement zorgt voor wrijving. Datasilo’s zijn de vijand van efficiëntie. Naarmate uw bedrijf groeit, wordt de kloof tussen uw trackingtools en uw financiële gegevens groter. Uiteindelijk breng je handmatig gegevens over. Dat is waar de echte kosten liggen.
Een uniform cloudboekhoudplatform vermindert deze belemmering. Het koppelt uw urenregistratie rechtstreeks aan uw facturen. Het werkt uw grootboek in realtime bij. Je stopt met het spelen van data conciërge. U begint te kijken naar de gezondheid van uw bedrijf.
Betekent dit dat u nichetools moet verlaten? Niet noodzakelijkerwijs. Maar je hebt een centrale hub nodig. Iets dat dezelfde taal spreekt als uw primaire boekhoudsoftware. Integratiepunten zijn belangrijk. API’s zijn belangrijk.
Het doel is zichtbaarheid. U moet in één oogopslag weten welke projecten winstgevend zijn. Welke klanten zijn te laat met betalen. Hoeveel contant geld is er daadwerkelijk beschikbaar. De cloud maakt dit mogelijk. Het verandert uw financiële gegevens van een historisch record in een live dashboard.
De keuze van het platform is afhankelijk van uw schaalgrootte. Een freelancer kan overleven met twee apps. Een klein bureau heeft meer samenhang nodig. Het onderliggende principe blijft hetzelfde: verminder handmatige invoer. Automatiseer het alledaagse. Concentreer u op het werk dat
Het onthouden van 87 sets referenties is indrukwekkend, zelfs voor een tech-schrijver. Maar voor de gemiddelde gebruiker is het combineren van zoveel logins een recept voor een ramp. Wij willen uniforme dashboards. We willen een bestand van de ene app naar de andere slepen zonder de browser te verlaten. We willen stoppen met het beheren van afzonderlijke logins voor elke service die we gebruiken.
Cloudopslagbeheer -tools zijn het antwoord. Ze vervangen je favoriete apps niet. Ze zitten erboven en fungeren als één ruit voor uw digitale leven.
Het voordeel van eenmalige aanmelding
De kernwaardepropositie hier is eenvoud. Je schrijft je eenmalig in. U krijgt één gebruikersnaam en één wachtwoord. Vervolgens verbind je je Dropbox, Google Drive, OneDrive of welke andere silo’s dan ook waarin je vastzit.
Eenmaal ingeschreven, gebeurt de magie. U hoeft niet van tabblad te wisselen om toegang te krijgen tot een bestand. U kunt vanaf één plek zoeken in alle verbonden services. Vind het document? Bekijk een voorbeeld ervan. Deel het. Sleep het naar een andere cloudprovider. En dat allemaal zonder het daadwerkelijke bestand te verplaatsen totdat u besluit dat te doen.
Het gaat niet alleen om gemak. Het gaat om het verminderen van wrijving in een workflow die toch al gefragmenteerd is.
Toonaangevende kanshebbers in de ruimte
Niet alle dashboards zijn gelijk gemaakt. Aanbieders verschillen in welke apps ze ondersteunen en welke features ze er gratis bij gooien.
Otixo noemt zichzelf ‘uw dashboard voor de cloud’. Het is een serieuze speler in deze niche. De vangst? Het is niet gratis. Je moet betalen voor de premiumbundel, die toegang omvat tot zowel hun webinterface als mobiele app. Voor ervaren gebruikers die die integratie op verschillende apparaten nodig hebben, is dit een haalbare optie.
Primadesk hanteert een iets andere aanpak. Het is vergelijkbaar met Otixo wat betreft bestandsbeheer, maar gaat verder door toonaangevende cloudgebaseerde e-mailsystemen te integreren. Het biedt ook een gratis laag, waardoor het toegankelijker wordt voor degenen die niet klaar zijn om zich financieel te engageren.
Waarom dit er nu toe doet
We leven in een multi-cloudwereld. Vertrouwen op één enkele aanbieder is riskant. Maar het beheren van vijf verschillende providers is vermoeiend. Deze managementinstrumenten overbruggen de kloof. Hiermee kunt u de beste hulpmiddelen voor uw werk behouden, zonder dat u gek wordt als u probeert te onthouden welk wachtwoord bij welke service hoort.
Je hebt nog steeds sterke wachtwoorden nodig. Je moet nog steeds voorzichtig zijn met de beveiliging. Maar je hoeft in ieder geval maar één set inloggegevens te onthouden om toegang te krijgen tot je hele digitale ecosysteem.
De vraag is niet of je deze tools moet gebruiken. Het gaat erom welke bij jouw specifieke stapel past. Heeft u e-mailintegratie nodig? Heeft u mobiele toegang nodig? Vind je het erg om te betalen voor een premium ervaring?
Uw wildgroei aan wolken hoeft niet chaotisch te zijn. Er is alleen een dashboard nodig.
