V minulosti znamenalo provozování firmy nebo dokončení velkého projektu sedět v kanceláři a zírat na místní server a doufat, že pevný disk nevypadne. Ukládání dat na vzdálených strojích vypadalo jako sci-fi. Internet byl samozřejmě k dispozici, ale svěřit svůj blahobyt oknu prohlížeče by vás nenapadlo. Zpoždění byla příliš velká a úroveň důvěry příliš nízká.
Tato bariéra se zhroutila.
Váš webový prohlížeč dnes není jen okno; toto je váš počítač. Už si nekupujete krabice softwaru. Zapnete zařízení, kliknete na odkaz a dostanete se do aplikace hostované na serveru ve Virginii, Irsku nebo Singapuru. Vaše dokumenty neleží na rotujících talířích pod vaším stolem. Jsou v cloudu. A lidé s jejich pomocí dělají seriózní práci.
Můžete to udělat i vy.
Stále potřebujete psací zařízení. Ale můžete přestat utrácet stovky dolarů za trvalé licence. Většina cloudových služeb, často nazývaných webové aplikace, je zdarma nebo stojí méně než šálek kávy měsíčně. Jedinou překážkou vstupu je pochopení, které nástroje skutečně fungují a které jsou jen humbuk. Zde začneme.
Podíváme se, jak zajistit, aby vám cloud fungoval. Ať už provozujete malou firmu, řídíte známky studentů nebo se jen snažíte zůstat v kontaktu s přáteli, základy zůstávají stejné. Vše začíná ukládáním souborů a synchronizací.
Základy: Vysvětlení synchronizace souborů
Pokud jste si někdy zkoušeli poslat dokument e-mailem, poté do telefonu a poté zpět do notebooku, znáte tu bolest. Soubory se zaseknou. Verze jsou přepsány. Výsledkem je soubor Final_Draft_v2_REAL_FINAL.docx.
Cloudové úložiště souborů tento problém řeší. Nejde jen o úsporu místa; jde o synchronizaci vašich dat na všech vašich zařízeních. Upravíte soubor na tabletu a o dvě sekundy později se aktualizuje na vašem stolním počítači. Žádné zasílání e-mailem. Žádné USB klíčenky. Jednoduše nepřetržitý přístup.
Proč je to důležité? Protože prostoje stojí peníze. Pokud se váš notebook rozbije, vaše data nebudou ztracena. Jsou na serveru. Můžete se přihlásit z počítače v knihovně, z auta kamaráda nebo z levného Chromebooku a vaše práce bude u toho. Je přístupný odkudkoli na světě, kde je připojení k internetu.
Jak vybrat správného poskytovatele cloudového úložiště
Ne všechna cloudová úložiště jsou si rovni. Některé jsou vhodnější pro jednotlivé uživatele. Ostatní jsou určeny pro týmy. Klíčem je sladit službu s vaším workflow.
Zde je to, čemu je třeba věnovat pozornost:
- Rychlost synchronizace: Načítá se rychle? Pomalá synchronizace snižuje výkon.
- Verze souborů: Pokud jste omylem smazali složku, můžete ji obnovit? Většina služeb uchovává historii změn po dobu 30 dnů nebo déle.
- Funkce pro spolupráci: Může dokument upravovat více lidí současně? Pro týmy je to povinné.
- Zabezpečení: Je to šifrované? Kdo má přístup k vašim údajům?
Většina velkých poskytovatelů nabízí bezplatný plán v rozsahu od 5 do 15 gigabajtů. To stačí na dokumenty, fotografie a pár videí. Pokud potřebujete více, můžete svůj plán upgradovat. Ale začněte s bezplatnou možností. Otestujte rozhraní. Podívejte se, jak je to pohodlné.
Jak cloudová synchronizace skutečně funguje (a proč byste o ní měli vědět)
Když používáte cloudovou službu, ve skutečnosti nic „neukládáte“ do magického prázdna. Pronajímáte si prostor na serverové farmě, kterou vlastní někdo jiný. Vaše místní počítače stále ukládají soubory, ale aplikace na pozadí sleduje vaše vyhrazené složky jako jestřáb. Ve chvíli, kdy tam umístíte nový dokument, spustí se odpovídající skript. Nahrává data prostřednictvím vašeho širokopásmového připojení do cloudu poskytovatele a poté je distribuuje do všech ostatních zařízení spojených s vaším účtem. Na tomto procesu se díky mobilním aplikacím podílejí i tablety a chytré telefony.
Výhoda je zřejmá: vaše data žijí mimo vaše fyzické zdi. Pokud vám požár zničí kancelář nebo vám zloděj ukradne notebook, vaše soubory nebudou ztraceny. Jsou zabezpečené na serveru ve Virginii nebo Oregonu, v závislosti na poskytovateli.
Dropbox a SugarSync jsou hlavními hráči na tomto trhu již mnoho let. Na scéně se ale objevili i obři. Amazon nabízí Cloud Drive. Google má Disk Google. Microsoft 推出了 SkyDrive (nyní OneDrive). Model je většinou stejný. Získáte pár gigabajtů zdarma – 5 GB je běžná základní částka. Potřebujete více? Platit. Sazby se mění podle množství spotřebovaného prostoru.
Spolupracujte efektivně s distribuovaným týmem
Práce na dálku není novinkou, ale synchronizace s cloudem ji umožnila každému, kdo má signál Wi-Fi. Nepotřebujete sdílený síťový disk ani složité nastavení IT. Potřebujete pouze přístup k internetu. Tím se mění způsob práce týmů. Spolupráce v reálném čase je možná. Jedna osoba upraví soubor, změny se synchronizují do cloudu a další osoba je okamžitě uvidí. Žádné další přeposílání verzí e-mailem jako „Final_v2_REAL_final.doc“.
Mění také dynamiku výkonu. Vaše data nejsou uzamčena na jedné pracovní stanici. Jsou dostupné odkudkoliv. To je obrovský přínos pro distribuované týmy. Projekt můžete začít u svého stolu, pokračovat v něm na telefonu během dojíždění a dokončit ho na tabletu v kavárně. Tření spojené s umístěním zmizí.
Ale je tu nuance. Důvěřujete svým údajům třetí straně. Pokud poskytovatel zkrachuje nebo jsou napadeny jeho servery, jste vydáni na milost a nemilost poskytovateli. A pokud vám vypadne internet, budete offline. Cloudové úložiště není žádné kouzlo. Je to kompromis. Pohodlí výměnou za ovládání. Vzdáváte se určitého přímého dohledu, abyste získali dostupnost a ochranu své zálohy. Většina lidí zjistí, že tato rovnováha funguje. Ne vždy. Ale dost často.
Skutečnou otázkou není, zda používat cloudové úložiště. Otázkou je, který poskytovatel nabízí správnou kombinaci zabezpečení, rychlosti a ceny pro vaše konkrétní potřeby. A je to rozhovor, který se neustále vyvíjí.
Pamatujete na éru před cloudem? Vytvořili jste soubor na ploše. Poslali jsme to e-mailem pěti lidem. Stáhli jej, provedli změny a vrátili zpět. Zbyla vám tak složka plná souborů s názvem jako „Final_v2_ACTUAL.doc“ a bolest hlavy ze slučování komentářů všech. Bylo to neúčinné. Bylo to pomalé. Bylo to bolestivé.
Platformy pro spolupráci tuto situaci napravily. Nahradili e-mailové řetězce sdílenými virtuálními pracovními prostory. Umístění již není překážkou. Správce vytvoří účet. Poté pozve uživatele. Role jsou zde kritické. Správci přidělují oprávnění, aby zajistili, že uživatelé uvidí pouze to, co potřebují vidět, a budou moci dělat pouze věci, které mají povoleno. To omezuje přístup a udržuje pracovní prostor čistý.
Dobré nástroje umí víc než jen umísťovat soubory. Umožňují týmům komunikovat a sdílet nápady, aniž by zaplňovaly e-mailové schránky. Ty nejlepší usnadňují správu verzí. Plánování se stává jednodušší. Uživatelé mohou zahájit diskuse o jakémkoli aspektu projektu, aniž by opustili platformu. Při správném použití se tyto stránky stanou jediným archivem veškeré související práce.
Basecamp by 37signals je známá možnost. Existuje již mnoho let a nabízí výkonné nástroje. Onehub je další zajímavá volba. Umožňuje společnostem zřídit zabezpečené portály hostované v cloudu. Tyto portály umožňují uživatelům sdílet, prohlížet, diskutovat a upravovat dokumenty nebo velké soubory.
8: Spravujte své fotografie a videa
Slib digitálních fotoaparátů byl jednoduchý: zapomeňte na film, uložte vzpomínky. Ale realita? Topíme se v bažině paměťových karet, vypálených pevných disků, zapomenutých USB flash disků a poloprázdných obalů na CD. To nebyla revoluce. Byl to jen nový druh nepořádku, rozptýlený po laptopech, tabletech a telefonech.
Cloud nabízí cestu ven.
Představte si digitální podkroví spravované někým jiným. Vaše fotografie a videa jsou uloženy na externích serverech. Ano, můžete využívat univerzální služby pro ukládání souborů, jako je Dropbox nebo Google Drive. Pracují. Jsou synchronizované. Jsou ale nepohodlné pro práci s médii. Nechápou, že západ slunce potřebuje značku nebo že chcete sdílet narozeninové video se svou tetou, aniž byste mu desetkrát poslali e-mail. Specializované mediální stránky fungují jinak. Mluví vaším jazykem.
Přetáhněte a uvolněte. Připraveno.
Najednou se vaše chaotická struktura složek stane organizovanou. Můžete označit rozmazanou fotku svého psa. Své svatební fotografie můžete seskupit do galerie. Odkaz můžete sdílet jedním kliknutím, místo abyste k e-mailu přikládali soubor o velikosti 50 MB. Nejde jen o skladování. Tohle je kurátorství.
Pro fotografy je výběr mezi nepořádkem zdarma a placenou objednávkou skutečný. Stránky jako Flickr, Shutterfly a Snapfish jsou výchozí možnosti. Jsou vhodné pro běžné záběry. Ale pokud máte tisíce obrázků ve vysokém rozlišení a nemáte zájem sledovat, jak jsou vaše fotografie komprimované nebo přeplněné reklamami, hledejte jinde. SmugMug a Zenfolio jsou zaměřeny na seriózní fotografy. Účtují poplatek. Ale dávají vám kontrolu. Vlastníte rozvržení. Udržujete kvalitu. Stojí to za to, pokud se svými fotografiemi zacházíte spíše jako s majetkem než s odpadky.
Video je úplně jiný příběh. YouTube je gigant, který každou minutu pohltí 72 hodin obsahu. Toto je veřejné náměstí, ne soukromý sklad. Pokud hledáte virální slávu, toto je vaše pódium. Pokud vytváříte další film na úrovni Goodfellas a chcete jej ukázat pouze svým producentům, Vimeo je tichou alternativou. Je tam méně lidí. Existují lepší nástroje pro přehrávání. Svou práci můžete chránit heslem. Připadá mi to spíš jako šatna ve studiu než na stadionu.
7: Objevte novou hudbu nebo si vychutnejte staré hity
Už jsme si na nošení zařízení tak zvykli, že jsme zapomněli, že jsou jen dočasnou berličkou. Dokud se komunikační kanály dostatečně nerozšířily, vyžadovalo ukládání hudby fyzický objekt – CD, disketu nebo flash disk. Na to jste potřebovali hráče. Byl to celý rituál. Pak přišlo širokopásmové připojení. Nejen stacionární, ale i mobilní, což se opravdu povedlo. Najednou se ukázalo, že nepotřebujete znát hudbu. Stačí k němu mít přístup.
Streamování změnilo fyziku poslechu. Proměnila data ze skladiště v řeku. Soubor již neukládáte. Vytahujete to z cloudu, kousek po kousku, hrajete to tak, jak to přijde. Tak se streamovací hudební služby staly standardem. Nabízejí knihovnu, která se zdá nekonečná. Už žádné prohledávání záznamů. Už žádná správa terabajtů souborů MP3 na pevném disku, který se blíží k selhání.
V současné době tyto služby fungují podle dvou hlavních modelů. Některé fungují pouze na principu streamování: posloucháte a je to. Soubor se nikdy neuloží do vašeho zařízení. To je efektivní z hlediska využití paměti, ale náchylné k selhání připojení. Jiné nabízejí hybridní model: můžete streamovat nebo stahovat pro offline poslech. Většina z nich začíná s bezplatným plánem, což znamená, že produktem jste vy. Posloucháte reklamu. Pokud chcete ticho mezi skladbami, musíte si zaplatit prémiové předplatné. Za tyto peníze si koupíte přehrávání bez reklam a možnost současně se přihlásit ke svému účtu z telefonu, notebooku a tabletu. Jeden účet – všude.
Ale zkušenost není stejná. Záleží na filozofii poskytovatele. Pandora funguje jako DJ: poskytnete počáteční podnět – skladbu nebo umělce – a ona vygeneruje seznam skladeb. Toto je algoritmický přístup. Toto je hledání něčeho nového. Jedná se o ovládání bez zásahu uživatele. Spotify a Rdio jsou naopak knihovny. Otevírají trezor. Vyberete si stopu. Uděláte si seznam. Tohle je hra na přání. Vy řídíte proces. Provádíte kurátorský výběr. Rozdíl je nepatrný, ale zásadní pro to, jak trávíte čas.
6: Kreslení a úprava fotografií
Hardware se posunul z oblasti zvuku do oblasti vizuální. Přestali jsme obsah pouze konzumovat a začali ho vytvářet. Smartphone se stal fotoaparátem a poté plátnem.
Vytváření přehledné grafiky je stále obtížnější, než se na první pohled zdá. Cloudové nástroje to změnily. Zkracují dobu tréninku. Eliminují nutnost stahování náročných programů. Trh se však dělí na dva tábory. Jeden tábor vytváří diagramy. Druhý upravuje pixely.
Začněte rychle. Registrujete se. Podívejte se na krátkou lekci. Volný plán poskytuje prostor. Nabízí několik možností exportu. To je dostatečný důvod to zkusit.
Chcete více? Platit prémii.
Premium odemyká celou řadu funkcí. Získáte neomezené úložiště. Získáte flexibilní možnosti exportu. Uložit jako PNG. JPEG. SVG. PDF. Volba je na vás.
Nástroje odrážejí stolní giganty. Jednoduše fungují ve vašem prohlížeči.
Vezměte Gliffy. Jedná se o službu pro vytváření diagramů. Simuluje Microsoft Visio. Přetahujete tvary. Srovnáte je. Nanášíte barvy. Přidáte text. Efekty si přizpůsobíte. Až budete hotovi, vložíte diagram. Sdílíte to na sociálních sítích. Zvete komentáře.
“Online nástroje pro vytváření grafů nabízejí stejné základní funkce jako výkonné desktopové aplikace, ale s možností okamžitého sdílení.”
Photoshoppers fungují stejným způsobem. Pixlr se v cloudu chová jako Adobe Photoshop. Ořezáváte obrázky. Upravíte barvu. Maskujete pozadí. Je to jednoduché. Výměna je okamžitá. Pixlr se uloží na plochu. Ukládá na své servery. Odesílá přímo na Facebook. Flickr. Picasa.
Spolupráce překonává izolaci
Skutečný posun není v nástrojích. Je to v pracovním postupu. Desktopové aplikace vás izolují. Cloudové aplikace vás spojí. Nejen tvoříte. Sdílíte. Opakujete.
Tím se mění způsob práce týmů. Návrháři nečekají na soubory. Vývojáři nečekají na export. Vše se děje online.
Je to ideální? Ne.
Složité projekty stále vyžadují tvrdou práci. Ale pro rychlé grafy? Pro základní úpravy? To je dost. Bariéra vstupu je nižší. Tření zmizelo.
Rám můžete spustit. Dokončete úpravu fotografie. To vše bez opuštění karty.
Vaše publikum roste. Přátelé se mění ve sledující, sledující ve fanoušky a fanoušci v potenciální zákazníky. Ruční správa rozšiřujícího se seznamu je noční můra. Zde přicházejí na scénu cloudové nástroje řízení vztahů se zákazníky (CRM). Nejsou to jen digitální adresáře. Jedná se o motory navržené tak, aby zvládaly chaos rostoucí sítě, speciálně navržené pro nezávislé pracovníky a malé podniky, které si nemohou dovolit režii podnikových systémů.
Ale je tu nuance. Budete muset zaplatit vstupní poplatek. Ne nutně penězi, ale časem. Nejprve musíte nahrát své kontakty do systému. Je to únavné. Ale jakmile jsou data načtena, integrační schopnosti stojí za to veškeré úsilí.
Konsolidace vaší digitální stopy
To, co odlišuje tyto platformy, je to, že vám umožňují přestat spravovat různé identity. Shromažďují data z Gmailu, Facebooku, LinkedInu, Twitteru a MailChimpu do jediného zdroje pravdy. Neimportujete pouze jména a e-mailové adresy. Konsolidujete historii.
Jakmile je databáze kompletní, začíná skutečná práce. Přidáte značky. Segmentujete své publikum. Data filtrujete na základě chování nebo zdroje. Najednou si uvědomíte, na kom opravdu záleží. Vidíte, jak jsou vaši nejlepší potenciální zákazníci spojeni se současnými zákazníky.
„Ještě užitečnější funkcí, zejména pokud provozujete firmu, je možnost sledovat korespondenci, nastavovat připomenutí pro následný kontakt, připojovat e-maily nebo přiřazovat seznamy úkolů.“
Toto není pasivní úložiště. Toto je aktivní interakce. Můžete sledovat každé vlákno konverzace. Nastavte si připomenutí, abyste zavolali zpět, abyste na to nezapomněli. Připojte relevantní e-maily k profilům konkrétních kontaktů. Přidělujte úkoly členům týmu přímo z rozhraní. Tím se ze statického seznamu stane dynamický pracovní postup.
Výběr správného nástroje pro vaši váhu
Pokud již používáte Gmail, máte základního správce kontaktů. Funguje to. Většině lidí to stačí. Ale pokud chcete seriózní CRM schopnosti, musíte to posunout na další úroveň.
Salesforce je často uváděn jako zlatý standard. Jedná se o výkonný a spolehlivý nástroj. Pro většinu majitelů malých podniků je to přehnané. Je to jako použít perlík k rozlousknutí ořechu. Zaseknete se funkcemi, které nikdy nevyužijete, a přijdete o jednoduché funkce, které denně potřebujete.
Existují jednodušší alternativy. Highrise od tvůrců Basecampu nabízí čistší rozhraní. Batchbook je další možností, která se zaměřuje na snadné použití. Oba nabízejí bezplatné zkušební verze. Žádný z nich nenabízí trvalý bezplatný plán. Platíte za schopnost řídit vztahy ve velkém.
4: Zkontrolujte svůj e-mail kdekoli a kdykoli
Odchod od desktopových e-mailových klientů
Desktopové e-mailové klienty se postupně stávají minulostí. Ještě v červnu 2011 tvořily něco málo přes 50 % všech otevřených e-mailů. Do června 2012 tento podíl klesl na 33 %. Proč? Protože tradiční desktopový e-mailový software vás uzamkne do konkrétního operačního systému. Synchronizace mezi různými zařízeními – počítači, tablety, telefony – se stává bolestí hlavy.
Webmail nabízí řešení. Cloudové e-mailové systémy však poskytují lepší alternativu. Bezplatné služby vám neumožňují používat vlastní domény. Navíc se budete muset smířit s reklamami. Získáte však základní funkce psaní, formátování, odesílání, čtení, organizování a odpovídání na e-maily. To vše funguje na jakémkoli počítači s prohlížečem a připojením k internetu.
Yahoo Mail je velká webová služba. Dalším příkladem je Google Gmail. Integruje se s Diskem Google. Disk kombinuje úložiště souborů s nástroji pro zvýšení produktivity. Můžete vytvářet dokumenty, tabulky a prezentace, aniž byste opustili prohlížeč. Google nabízí také firemní verzi Gmailu.
Porovnání bezplatného a placeného cloudového e-mailu
| Funkce | Cloudová pošta zdarma | Placená/Business Cloud Mail |
|---|---|---|
| Vlastní doména | Ne | Ano |
| Reklama | Ano | Ne |
| Úložiště | Omezená | Více/Velký |
| Podpora | Komunita/Nepřítomný | Priorita/24 hodin |
| Spolupráce | Základní | Rozšířené |
Webové e-mailové aplikace eliminují problémy se synchronizací spojené s desktopovými klienty. Ke své poštovní schránce můžete přistupovat z jakéhokoli zařízení. Právě tato mobilita odvádí uživatele od desktopového softwaru. Cenou za takový přechod je vzdát se vlastní domény a smířit se s reklamou.
Firemní uživatelé často volí placené verze. Pro branding potřebují své vlastní domény. Potřebují také lepší zabezpečení a podporu. Například firemní verze Gmailu nabízí právě takové funkce. Je to víc než jen e-mail. Je to celý ekosystém.
Vyplatí se přejít na cloudový e-mail? Pro většinu lidí ano. Pohodlí převažuje nad nevýhodami. Ztratíte možnost pracovat offline, jako u desktopových klientů. Ale získáte přístup odkudkoli na světě. Vaše dopisy jsou vždy s vámi. Vaše soubory se synchronizují automaticky. Je to jiný způsob práce.
Pokles používání e-mailových klientů pro stolní počítače není jen o technologiích. Je to otázka životního stylu. Lidé se více stěhují. Pracují na dálku. Používají více zařízení. Cloudový e-mail této realitě odpovídá. Desktopová pošta není.
Co se stane, když přestane fungovat poslední desktopový klient? Data zůstanou v cloudu. Můžete k nim přistupovat odkudkoli. Budete ale závislí na připojení k internetu. Bez něj zůstanete bez komunikace. Tady je nový kompromis.
Tabulky byly změnou hry pro osobní finance, ale vyžadovaly disciplínu a ruční zadávání dat. Skutečný posun nastal, když se tato funkce přesunula do cloudu. Nyní nepotřebujete místní instalaci ani složitý seznam vzorců, abyste mohli sledovat, kam jdou vaše peníze. Získáte výpočty, vizualizaci a přehlednost – zdarma.
Cenou za to je nutnost připojení k internetu. Tyto webové služby vyžadují propojení účtů. Data z vaší banky se vkládají do aplikace, která kategorizuje výdaje, a najednou začnete vidět vzorce. Můžete si nastavit upozornění na nízké zůstatky nebo nadcházející data plateb. Daňová sezóna přestává být panickým spěchem a mění se v rutinní generování výkazů. Data již existují, jsou uspořádána a připravena k použití.
Výběr správného finančního agregátora
Ne všechny nástroje cloudového rozpočtování fungují stejně. Mint, podporovaný týmem Quicken, zůstává šampiónem těžké váhy v čisté analýze. Zpracovává vaše data a poskytuje dokonalý přehled o vašem čistém jmění a peněžních tocích. Má to ale přísné omezení. Funguje pouze v režimu čtení. Můžete vidět peníze odcházející z vašeho účtu, ale nemůžete je převést kliknutím na tlačítko. Ona se dívá; to nejde.
Pokud hledáte akci, která přesahuje pouhé pozorování, podívejte se na Kontrola. Překlenuje propast mezi sledováním a platbou. Zde na mobilním prostředí záleží nejvíce. Místo toho, abyste se pozdě v noci přihlašovali na portál pro stolní počítače a prováděli bankovní převod, můžete to udělat na cestách. Užitečnost je zde okamžitá. Zaplaťte svůj účet ve frontě. Vyhněte se poplatkům z prodlení s menším úsilím. Nástroj se přizpůsobí vašemu pohybu, nikoli vašemu pracovnímu prostoru.
2: Nechte svou malou firmu vypadat jako velkou
Velikost je věcí vnímání. Klienty nezajímá počet vašich serverů nebo kancelářských prostor. Zajímá je spolehlivost. Malé podniky mohou vytvořit přítomnost na podnikové úrovni jednoduše implementací stejné infrastruktury, kterou používají velké společnosti. Bariéra vstupu se zhroutila.
Cloudové platformy umožňují startupu pro dvě osoby nabízet 24/7 portály zákaznické podpory, bezpečné sdílení dokumentů a správu zásob v reálném čase, které konkurují společnostem z Fortune 500. Technologie nerozlišuje mezi garážovým podnikem a nadnárodní korporací. Vidí pouze konfiguraci. Zavedením těchto nástrojů vrstvu po vrstvě vytvoříte iluzi měřítka. Zákazníci se cítí podporováni obrovskou organizací, protože rozhraní vypadá takto. K převodu důvěry dochází automaticky.
Samostatný podnikatel nosí příliš mnoho klobouků. Kancelářská práce je často nejméně atraktivní, ale zabírá hodiny, které by bylo možné věnovat placeným činnostem. Cloudová technologie změnila pravidla hry. Nepotřebujete těžký ERP systém, abyste udrželi své podnikání nad vodou. Někdy je modulární přístup efektivnější.
Pokud je váš fakturační systém jednoduchý, můžete sestavit lehkou sadu nástrojů. Může být vše, co potřebujete, aplikace pro sledování času spárovaná s fakturačním nástrojem. Sledujte své hodiny. Posílejte faktury. Zavřete věci. Jen.
Ale počet se změní, když požádáte o pomoc.
Správa zaměstnanců v cloudu
Najímání dodavatelů nebo interních zaměstnanců zvyšuje úroveň složitosti. Potřebujete jedinou platformu. Jediná aplikace, která provádí základní účetní funkce, se stává spíše nutností než luxusem.
Nastavení je standardní. Zaregistrujete se u vybraného poskytovatele. Zadejte základní informace: obchodní informace, DIČ, předvolby fakturace. Poté vytvoříte svůj tým. Pozvěte zaměstnance na konkrétní projekty. Přijímají pozvání. Přihlašují se odkudkoli. Z libovolného počítače. Z jakéhokoli místa. Svou pracovní dobu sledují podle přidělených úkolů.
Na konci měsíce jsou data již strukturovaná. Agregujete hodiny. Vy generujete faktury. Můžete je svým klientům poslat e-mailem ve formátu PDF nebo si je vytisknout a poslat běžnou poštou. Pracovní postup je dostatečně automatizovaný, aby šetřil čas, ale dostatečně flexibilní, aby zvládl výjimky.
Výběr správných nástrojů
Starší stolní giganti změnili kurz. Sage 50 (dříve Peachtree Accounting) a QuickBooks nabízejí cloudové verze svého softwaru. To přináší jejich bohatou sadu funkcí na web.
Možná však nebudete potřebovat celou sadu.
Pokud vás zajímá pouze sledování času, Toggl je silným soupeřem. Je lehký. Soustředí se na to, co umí nejlépe.
Pro komplexnější řešení se vyplatí nahlédnout do FreshBooks. Kombinuje sledování času, fakturaci a finanční správu do jednoho balíčku. Integruje se s PayPal. Má robustní aplikaci pro chytré telefony. Pokud potřebujete spravovat platby na cestách, je to perfektní.
Spravujte všechny své webové aplikace
1: Spravujte všechny své webové aplikace
Používání samostatných nástrojů pro sledování času, sledování peněz a řízení projektů vytváří třenice. Izolovaná data jsou nepřítelem efektivity. Jak vaše podnikání roste, propast mezi vašimi účetními nástroji a finančními záznamy se rozšiřuje. Jste nuceni přenášet data ručně. Zde leží skutečné náklady.
Jednotná cloudová účetní platforma tento odpor snižuje. Propojuje vaše časové záznamy přímo s fakturami. Aktualizuje váš celkový záznam v reálném čase. Už nejste sběrač dat. Začnete se dívat na zdraví svého podnikání.
Znamená to, že byste se měli vzdát specializovaných nástrojů? Ne nutně. Ale potřebujete centrální rozbočovač. Něco, co mluví stejným jazykem jako váš hlavní účetní software. Důležité jsou integrační body. API jsou důležitá.
Cílem je transparentnost. Musíte na první pohled vidět, které projekty jsou ziskové. Kteří klienti se zpožďují s platbami? Kolik peněz je skutečně k dispozici. Cloud to umožňuje. Promění vaše finanční data z historických záznamů na živý dashboard.
Výběr platformy závisí na vašem měřítku. Nezávislý pracovník může přežít se dvěma aplikacemi. Malá agentura potřebuje větší konzistenci. Základní princip zůstává stejný: omezit ruční zadávání na minimum. Automatizujte svou rutinu. Zaměřte se na práci, která
Pamatovat si 87 sad pověření je působivé i pro technického spisovatele. Pro běžného uživatele je ale správa tolika přihlášení receptem na katastrofu. Potřebujeme jednotné ovládací panely. Musíme být schopni přetáhnout soubor z jedné aplikace do druhé, aniž bychom museli opustit prohlížeč. Musíme přestat spravovat samostatné účty pro každou službu, kterou používáme.
Nástroje pro správu cloudového úložiště jsou odpovědí na tyto potřeby. Nenahrazují vaše oblíbené aplikace. Sedí na nich a fungují jako jediné okno pro váš digitální život.
Výhoda jednotného přihlášení (SSO).
Hlavní hodnotou je zde jednoduchost. Registrujete se jednou. Obdržíte jedno uživatelské jméno a jedno heslo. Poté připojíte svůj Dropbox, Disk Google, OneDrive nebo jakékoli jiné izolované úložiště, které máte.
Jakmile se zaregistrujete, kouzlo se stane. Pro přístup k souboru nemusíte přepínat karty. Z jednoho místa můžete vyhledávat soubory ve všech připojených službách. Našli jste dokument? Náhled. Sdílejte to. Přetáhněte jej do jiného cloudového úložiště. To vše bez přesouvání samotného souboru, dokud se tak nerozhodnete.
Nejde jen o pohodlí. Jde o snížení tření v již tak roztříštěném pracovním postupu.
Přední hráči na trhu
Ne všechny ovládací panely jsou si rovny. Poskytovatelé se liší v tom, jaké aplikace podporují a jaké funkce nabízejí zdarma.
Otixo si říká „váš řídicí panel pro cloud“. Toto je vážný hráč v tomto výklenku. Ale je tu jedno upozornění: není to zadarmo. Za prémiový balíček, který zahrnuje přístup jak k webovému rozhraní, tak k mobilní aplikaci, je třeba zaplatit. Pro pokročilé uživatele, kteří potřebují integraci mezi zařízeními, je to schůdná možnost.
Primadesk má trochu jiný přístup. Je to podobné jako Otixo, pokud jde o správu souborů, ale jde ještě dále tím, že integruje přední cloudové e-mailové systémy. Nabízí také bezplatný plán, díky kterému je dostupnější pro ty, kteří nejsou připraveni finančně investovat do služby.
Proč je to teď důležité
Žijeme v multicloudovém světě. Spoléhat se na jednoho poskytovatele je riskantní. Správa pěti různých poskytovatelů je ale únavná. Tyto nástroje pro správu tuto mezeru vyplňují. Umožňují vám používat ty nejlepší nástroje pro každý úkol, aniž byste se museli zbláznit, abyste si pamatovali, které heslo patří ke které službě.
Stále potřebujete silná hesla. Stále je třeba dávat pozor na bezpečnost. Ale alespoň si musíte zapamatovat pouze jednu sadu přihlašovacích údajů, abyste získali přístup k celému vašemu digitálnímu ekosystému.
Otázkou není, zda se tyto nástroje vyplatí používat. Otázkou je, který z nich je vhodný pro váš technologický stack. Potřebujete integraci e-mailu? Potřebujete přístup z mobilních zařízení? Jste ochotni zaplatit za prémiový zážitek?
Vaše cloudové silo nemusí být chaotické. Potřebuje jen ovládací panel.
