In passato, gestire un’impresa o completare un progetto serio richiedeva di sedersi in un ufficio, fissare un server locale e sperare che il disco rigido non girasse fuori dal suo asse. L’archiviazione dei dati su macchine remote sembrava fantascienza. Potresti accedere a Internet, certo, ma non ti sogneresti mai di affidare il tuo sostentamento a una finestra del browser. La latenza era troppo alta. La fiducia era troppo bassa.
Quella barriera è crollata.
Oggi il tuo browser web non è solo una finestra; è il tuo computer. Non comprerai più scatole di software. Si avvia, si fa clic su un collegamento e si accede a un’applicazione ospitata su un server in Virginia, Irlanda o Singapore. I tuoi documenti non sono sui piatti rotanti sotto la scrivania. Sono nella nuvola. E le persone ci stanno lavorando seriamente.
Puoi farlo anche tu.
Hai ancora bisogno di un dispositivo su cui digitare. Ma puoi smettere di spendere centinaia di dollari in licenze perpetue. La maggior parte dei servizi cloud, spesso chiamati app Web, sono gratuiti o costano meno di una tazza di caffè al mese. L’unica barriera all’ingresso è sapere quali strumenti funzionano davvero e quali sono solo pubblicità. È qui che iniziamo.
Vedremo come far funzionare il cloud per te. Che tu gestisca una piccola impresa, gestisca i voti di uno studente o semplicemente cerchi di rimanere in contatto con gli amici, le basi sono le stesse. Si inizia con l’archiviazione e la sincronizzazione dei file.
Le basi: spiegazione della sincronizzazione dei file
Se hai mai provato a inviare un documento via e-mail a te stesso, poi al tuo telefono e poi di nuovo al tuo laptop, conosci la difficoltà. I file rimangono bloccati. Le versioni vengono sovrascritte. Ti ritroverai con “Final_Draft_v2_REAL_FINAL.docx”.
L’archiviazione di file nel cloud risolve questo problema. Non si tratta solo di risparmiare spazio; si tratta di mantenere i tuoi dati sincronizzati su tutti i dispositivi che possiedi. Modifichi un file sul tablet e due secondi dopo viene aggiornato sul desktop. Nessuna e-mail. Nessuna unità USB. Solo un accesso senza interruzioni.
Perché è importante? Perché i tempi di inattività costano denaro. Se il tuo laptop si rompe, i tuoi dati non scompaiono. È su un server. Puoi accedere da un computer della biblioteca, dal computer di un amico o da un Chromebook economico e il tuo lavoro è lì. È accessibile da qualsiasi luogo con una connessione Internet.
Come scegliere il giusto provider di archiviazione cloud
Non tutto lo storage cloud è uguale. Alcuni sono migliori per gli individui. Alcuni sono costruiti per i team. La chiave è abbinare il servizio al tuo flusso di lavoro.
Ecco cosa devi cercare:
- Velocità di sincronizzazione: Si carica velocemente? La sincronizzazione lenta è un killer della produttività.
- Versione dei file: Se elimini accidentalmente una cartella, puoi recuperarla? La maggior parte dei servizi conserva la cronologia per 30 giorni o più.
- Funzionalità di collaborazione: Più persone possono modificare un documento contemporaneamente? Questo non è negoziabile per le squadre.
- Sicurezza: È crittografato? Chi ha accesso ai tuoi dati?
La maggior parte dei principali fornitori offre un livello gratuito da 5 a 15 gigabyte. Questo è sufficiente per documenti, foto e qualche video. Se ne hai bisogno di più, puoi aggiornare. Ma inizia gratuitamente. Testare l’interfaccia. Guarda come ci si sente.
Come funziona effettivamente la sincronizzazione cloud (e perché dovrebbe interessarti)
Quando utilizzi un servizio cloud, non stai realmente “salvando” nulla in un vuoto magico. Stai affittando un frammento di spazio in una server farm di proprietà di qualcun altro. Il tuo computer locale conserva ancora i file, ma un’app in background osserva le cartelle designate come un falco. Nel momento in cui inserisci un nuovo documento, lo script entra in azione. Carica i dati tramite la tua connessione a banda larga nel cloud del provider, quindi li invia a tutti gli altri dispositivi collegati al tuo account. Anche tablet e telefoni entrano in azione, grazie alle app mobili.
Il risultato è semplice: i tuoi dati risiedono fuori dalle tue quattro mura fisiche. Se un incendio distrugge il tuo ufficio o un ladro ruba il tuo laptop, i tuoi file non vengono bruciati. Sono al sicuro su un server in Virginia o Oregon, a seconda del provider.
Dropbox e SugarSync sono da anni i grandi nomi in questo spazio. Ma sono intervenuti anche i giganti. Amazon offre Cloud Drive. Google ha Google Drive. Microsoft ha spinto SkyDrive (ora OneDrive). Il modello è solitamente lo stesso. Ottieni alcuni gigabyte gratuitamente: 5 GB è una base comune. Hai bisogno di più? Paga. Le tariffe variano in base alla quantità di spazio consumato.
Collabora in modo efficace con un team distribuito
Il lavoro remoto non è una novità, ma la sincronizzazione cloud lo ha reso praticabile per chiunque disponga di un segnale Wi-Fi. Non hai bisogno di un’unità di rete condivisa o di configurazioni IT complesse. Hai solo bisogno dell’accesso a Internet. Ciò cambia il modo in cui operano i team. La collaborazione in tempo reale diventa possibile. Una persona modifica un file, le modifiche si sincronizzano sul cloud e la persona successiva le vede immediatamente. Niente più versioni inviate via email avanti e indietro come “Final_v2_REAL_final.doc.”
Ciò sposta anche la dinamica del potere. I tuoi dati non sono bloccati su una singola workstation. È accessibile ovunque tu sia. Questo è un enorme vantaggio per i team distribuiti. Puoi iniziare un progetto alla tua scrivania, continuarlo sul telefono mentre sei in viaggio e perfezionarlo su un tablet in un bar. L’attrito della posizione scompare.
Ma c’è un problema. Ti stai affidando a una terza parte con le tue informazioni. Se il provider fallisce o se i suoi server vengono colpiti, sei alla loro mercé. E se la tua connessione Internet si interrompe, sei offline. Il cloud storage non è magico. È un compromesso. Comodità per il controllo. Rinunci a una supervisione diretta per ottenere accessibilità e protezione del backup. La maggior parte delle persone ritiene che l’equilibrio funzioni. Non sempre. Ma abbastanza spesso.
La vera domanda non è se utilizzare il cloud storage. Dipende da quale fornitore offre il giusto mix di sicurezza, velocità e costi per le tue esigenze specifiche. E questa è una conversazione che continua ad evolversi.
Ricordi l’era pre-cloud? Hai creato un file sul desktop. L’hai inviato via email a cinque persone. Lo hanno scaricato, apportato modifiche e lo hanno rispedito via email. Ti è rimasta una cartella piena di file “Final_v2_ACTUAL.doc” e il mal di testa di unire i commenti di tutti. Era inefficiente. È stato lento. È stato doloroso.
Le piattaforme di collaborazione hanno risolto questo problema. Hanno sostituito la catena di posta elettronica con spazi di lavoro virtuali condivisi. La posizione smette di essere una barriera. Un amministratore configura l’account. Quindi invitano gli utenti. I ruoli contano qui. Gli amministratori assegnano le autorizzazioni in modo che gli utenti vedano solo ciò di cui hanno bisogno e possano fare solo ciò che sono autorizzati a fare. Ciò limita l’accesso e mantiene pulito lo spazio di lavoro.
I buoni strumenti fanno molto più che semplicemente ospitare file. Consentono ai team di comunicare e scambiare idee senza intasare le caselle di posta. I migliori semplificano il controllo delle versioni. La pianificazione diventa più semplice. Gli utenti possono avviare discussioni su qualsiasi aspetto del progetto senza lasciare la piattaforma. Se utilizzati correttamente, questi siti diventano un unico archivio per tutto il lavoro correlato.
Basecamp, di 37signals, è un’opzione ben nota. È in circolazione da anni e offre strumenti robusti. Onehub è un’altra scelta interessante. Consente alle aziende di creare portali sicuri ospitati sul cloud. Questi portali consentono agli utenti di condividere, visualizzare in anteprima, discutere e modificare documenti o file di grandi dimensioni.
8: Gestisci le tue foto e i tuoi video
La promessa delle fotocamere digitali era semplice: eliminare la pellicola, conservare la memoria. La realtà? Stiamo affogando in una palude di schede multimediali, dischi rigidi guasti, chiavette USB dimenticate e custodie di CD semivuote. Non è stata una rivoluzione. Era solo un nuovo tipo di disordine, sparso su laptop, tablet e telefoni.
La nuvola offre una via di fuga.
Pensatelo come una soffitta digitale gestita da qualcun altro. Le tue foto e i tuoi video risiedono su server esterni. Certo, puoi utilizzare servizi di archiviazione di file generici come Dropbox o Google Drive. Funzionano. Si sincronizzano. Ma sono goffi per i media. Non capiscono che un tramonto ha bisogno di un tag o che vuoi condividere un video di compleanno con tua zia senza inviarlo via email dieci volte. I siti multimediali appositamente realizzati sono diversi. Parlano la tua lingua.
Trascina e rilascia. Fatto.
All’improvviso, la tua caotica struttura di cartelle è organizzata. Puoi taggare lo scatto sfocato del tuo cane. Puoi raggruppare le foto del tuo matrimonio in una galleria. Puoi condividere un collegamento con un clic invece di allegare un file da 50 MB a un’e-mail. Non è solo spazio di archiviazione. È cura.
Per i fotografi, la scelta tra disordine gratuito e ordine a pagamento è reale. Siti come Flickr, Shutterfly e Snapfish sono le opzioni predefinite. Vanno bene per istantanee casuali. Ma se hai migliaia di immagini ad alta risoluzione e non sei interessato a vedere le tue foto compresse o ingombre di pubblicità, cerca altrove. SmugMug e Zenfolio si rivolgono ai tiratori più esperti. Fanno pagare. Ma ti danno il controllo. Possiedi il layout. Mantieni la qualità. Ne vale la pena se tratti le tue foto come risorse, non come spazzatura.
Il video è una bestia diversa. YouTube è il gigante e inghiotte 72 ore di contenuti ogni minuto. È una piazza pubblica, non un caveau privato. Se miri alla fama virale, quello è il tuo palcoscenico. Se stai realizzando il prossimo Goodfellas e vuoi mostrarlo solo ai tuoi produttori, Vimeo è l’alternativa silenziosa. È meno affollato. Ha strumenti di riproduzione migliori. Puoi proteggere con password il tuo lavoro. Sembra lo spogliatoio di uno studio, non uno stadio.
7: Scopri nuova musica o goditi i vecchi successi
Ci siamo così abituati a trasportare l’hardware che abbiamo dimenticato che era solo una stampella temporanea. Prima che i tubi diventassero abbastanza larghi, avevi bisogno di un oggetto fisico – un CD, un disco, una chiavetta di memoria flash – per contenere i tuoi brani. Avevi bisogno di un giocatore per leggerlo. Era un rituale. Poi è arrivata la banda larga. Non solo linee fisse, ma reti mobili che funzionavano davvero. All’improvviso non avevi più bisogno di possedere la musica. Dovevi solo accedervi.
Lo streaming ha cambiato la fisica dell’ascolto. Ha trasformato i dati in un fiume anziché in un magazzino. Non memorizzi più il file. Lo tiri fuori dalla nuvola, poco a poco, riprodundolo man mano che arriva. È così che i servizi musicali in streaming sono diventati l’impostazione predefinita. Offrono una biblioteca che sembra infinita. Non dovrai più scavare nelle casse. Non dovrai più gestire terabyte di MP3 su un disco rigido che sta per guastarsi.
Esistono due modi principali in cui questi servizi operano ora. Alcuni sono solo streaming. Ascolti e basta. Il file non tocca mai il tuo dispositivo. È efficiente per lo spazio di archiviazione di cui disponi, ma fragile se la connessione si interrompe. Altri offrono un modello ibrido. Puoi eseguire lo streaming o scaricare per l’ascolto offline. La maggior parte inizia con un livello gratuito, il che significa che il prodotto sei tu. Ascolti gli annunci. Se desideri il silenzio tra le tracce, paghi un abbonamento premium. Quel denaro consente di acquistare riproduzioni senza pubblicità e la possibilità di accedere contemporaneamente sul tuo telefono, sul tuo laptop e sul tuo tablet. Un account, ovunque.
Ma l’esperienza non è uniforme. Dipende dalla filosofia del fornitore. Pandora funziona come un DJ. Gli dai un seme, una canzone o un artista, e genera una playlist. È algoritmico. È una scoperta. È un intervento automatico. Spotify e Rdio, invece, sono librerie. Aprono il caveau. La traccia la scegli tu. Fai tu la lista. È su richiesta. Hai il controllo. Hai la cura. La differenza è sottile ma fondamentale nel modo in cui trascorri il tuo tempo.
6: disegna immagini e modifica foto
L’hardware è passato dall’audio al visivo. Abbiamo smesso di consumare e abbiamo iniziato a creare. Lo smartphone è diventato una macchina fotografica, poi una tela.
Creare immagini nitide è ancora più difficile di quanto sembri. Gli strumenti cloud hanno cambiato la situazione. Hanno tagliato la curva di apprendimento. Eliminano la necessità di download pesanti. Ma il mercato si divide in due campi. Un campo costruisce diagrammi. L’altro modifica i pixel.
Entrare è veloce. Ti iscrivi. Guardi un breve tutorial. Il livello gratuito ti fa acquistare spazio. Ti compra alcune esportazioni. È sufficiente testare il terreno.
Vuoi di più? Paga il premio.
Premium sblocca l’intero stack. Ottieni spazio di archiviazione illimitato. Ottieni esportazioni flessibili. Salva come PNG. JPEG. SVG. PDF. La scelta è tua.
Gli strumenti rispecchiano i giganti del desktop. Vivono semplicemente nel tuo browser.
Prendi Gliffy. È un servizio di creazione di diagrammi. Imita Microsoft Visio. Trascini le forme. Li allinei. Applichi i colori. Aggiungi testo. Tu modifichi gli effetti. Al termine, incorpori il diagramma. Lo condividi sui social media. Inviti commenti.
“Gli strumenti di creazione di diagrammi online offrono le stesse funzionalità di base delle potenti applicazioni desktop, ma con funzionalità di condivisione immediata.”
Gli editor di foto funzionano allo stesso modo. Pixlr funziona come Adobe Photoshop nel cloud. Ritagli le immagini. Tu regoli il colore. Mascheri gli sfondi. È semplice. La condivisione è immediata. Pixlr salva sul desktop. Salva sui suoi server. Spinge direttamente su Facebook. Flickr. Picasa.
La collaborazione batte l’isolamento
Il vero cambiamento non sono gli strumenti. È il flusso di lavoro. Le app desktop ti isolano. Le app cloud ti connettono. Non ti limiti a creare. Condividi. Ripeti.
Questo cambia il modo in cui lavorano i team. I designer non aspettano i file. Gli sviluppatori non aspettano le esportazioni. Tutto avviene online.
È perfetto? No.
I progetti complessi necessitano ancora di lavori pesanti. Ma per diagrammi veloci? Per modifiche di base? È abbastanza. La barriera all’ingresso è più bassa. L’attrito è sparito.
Puoi iniziare un wireframe. Completa una modifica della foto. Il tutto senza uscire dal tuo conto.
Il tuo pubblico sta crescendo. Gli amici si trasformano in follower, i follower in fan e i fan in potenziali clienti. Gestire manualmente l’elenco in espansione è un incubo. È qui che entrano in gioco gli strumenti di gestione delle relazioni con i clienti basati sul cloud. Non si tratta solo di rubriche digitali. Sono motori per gestire il caos di una rete in crescita, progettati specificamente per liberi professionisti e piccole imprese che non possono permettersi spese generali di livello aziendale.
Il problema? Devi pagare la quota di iscrizione. Non in contanti, necessariamente, ma in tempo. Devi prima caricare i tuoi contatti nel sistema. È noioso. Ma una volta inseriti i dati, le capacità di integrazione valgono lo sforzo.
Unificare la tua impronta digitale
Queste piattaforme brillano perché ti impediscono di gestire identità sparse. Raccolgono i dati da Gmail, Facebook, LinkedIn, Twitter e MailChimp in un’unica fonte di verità. Non stai solo importando nomi ed email. Stai consolidando la storia.
Una volta popolato il database, inizia il vero lavoro. Aggiungi tag. Segmenti il pubblico. Filtri in base al comportamento o alla fonte. All’improvviso sai chi conta davvero. Vedi come i tuoi migliori lead si relazionano ai tuoi attuali clienti.
“Ancora più utile, soprattutto se gestisci un’attività, puoi tenere traccia delle conversazioni, impostare promemoria per il follow-up, allegare e-mail o assegnare elenchi di attività.”
Non si tratta di archiviazione passiva. È un coinvolgimento attivo. Puoi tenere traccia di ogni thread di conversazione. Imposta promemoria per richiamare prima di dimenticare. Allega e-mail pertinenti a profili di contatto specifici. Assegna attività ai membri del team direttamente dall’interfaccia. Trasforma un elenco statico in un flusso di lavoro dinamico.
Scegliere lo strumento giusto per la tua bilancia
Se sei già su Gmail, hai un gestore dei contatti di base. Funziona. Per la maggior parte delle persone è sufficiente. Ma se desideri competenze di CRM serie, devi laurearti.
Salesforce è spesso citato come il gold standard. È potente. È robusto. Per la maggior parte dei proprietari di piccole imprese, è eccessivo. È come usare una mazza per rompere una noce. Annegherai in funzionalità che non usi mai e ti mancheranno quelle semplici di cui hai bisogno ogni giorno.
Esistono alternative più leggere. Highrise, dai creatori di Basecamp, offre un’interfaccia più pulita. Batchbook è un’altra opzione che si concentra sulla facilità d’uso. Entrambi forniscono prove gratuite. Nessuno dei due offre un piano gratuito permanente. Paghi per avere la possibilità di gestire le relazioni su larga scala.
4: controlla la posta ovunque e in qualsiasi momento
L’abbandono dei client di posta desktop
I client di posta elettronica desktop stanno scomparendo. Nel giugno 2011, i desktop rappresentavano poco più del 50% di tutte le email aperte. Nel giugno 2012, tale quota è crollata al 33%. Perché? Perché il tradizionale software di posta elettronica desktop ti vincola a un sistema operativo specifico. La sincronizzazione tra diversi dispositivi (computer, tablet, telefoni) diventa un grattacapo.
La webmail offre una soluzione alternativa. Ma i sistemi di posta elettronica basati su cloud forniscono un’alternativa migliore. I servizi gratuiti non consentono domini personalizzati. Devi anche tollerare gli annunci. Tuttavia, ottieni funzionalità principali: composizione, formattazione, invio, lettura, organizzazione e risposta. Tutto questo funziona su qualsiasi computer dotato di un browser e di una connessione Internet.
Yahoo Mail è un importante servizio basato sul web. Gmail di Google è un altro. Si integra con Google Drive. Drive combina l’archiviazione dei file con strumenti di produttività. Puoi creare documenti, fogli di calcolo e presentazioni senza uscire dal browser. Google offre anche una versione aziendale di Gmail.
Confronto tra email cloud gratuite e a pagamento
| Caratteristica | E-mail cloud gratuita | E-mail cloud a pagamento/aziendale |
|---|---|---|
| Dominio personalizzato | No | Sì |
| Annunci | Sì | No |
| Archiviazione | Limitato | Superiore/Grande |
| Supporto | Comunità/Nessuno | Priorità/24 ore su 24, 7 giorni su 7 |
| Collaborazione | Base | Avanzato |
Le applicazioni webmail eliminano i problemi di sincronizzazione dei client desktop. Accedi alla tua casella di posta da qualsiasi dispositivo. Questa mobilità è il motivo per cui gli utenti stanno abbandonando il software desktop. Il compromesso è rinunciare a un dominio personalizzato e accettare annunci.
Gli utenti aziendali spesso scelgono le versioni a pagamento. Hanno bisogno di domini personalizzati per il branding. Richiedono anche maggiore sicurezza e supporto. La business class di Gmail, ad esempio, offre queste funzionalità. È più di una semplice e-mail. È un ecosistema.
Vale la pena passare alla posta elettronica cloud? Per la maggior parte delle persone, sì. La comodità supera gli svantaggi. Perderai le funzionalità offline dei client desktop. Ma puoi accedere ovunque. Le tue email ti seguono. I tuoi file si sincronizzano automaticamente. È un modo diverso di lavorare.
Il declino dei client di posta elettronica desktop non è solo una questione di tecnologia. Riguarda lo stile di vita. Le persone si muovono di più. Lavorano da remoto. Usano più dispositivi. L’e-mail cloud si adatta a questa realtà. La posta elettronica desktop no.
Cosa succede quando si spegne l’ultimo client desktop? I dati rimangono nel cloud. Puoi accedervi da qualsiasi luogo. Ma fai affidamento su una connessione Internet. Senza di esso, sei tagliato fuori. Questo è il nuovo compromesso.
I fogli di calcolo hanno cambiato le regole del gioco per la finanza personale, ma hanno richiesto disciplina e inserimento manuale. Il vero cambiamento è avvenuto quando quella funzionalità è stata spostata nel cloud. Ora non hai bisogno di un’installazione locale o di un foglio formula complesso per tenere traccia di dove vanno i tuoi soldi. Ottieni il crunch, la visualizzazione e la chiarezza, gratuitamente.
Il compromesso è la connettività. Questi servizi basati sul Web richiedono il collegamento dei tuoi account. I tuoi dati bancari arrivano, l’app classifica la spesa e all’improvviso vedi gli schemi. Puoi impostare avvisi per saldi bassi o scadenze imminenti. La stagione fiscale smette di essere una corsa al panico e diventa una generazione di rapporti di routine. I dati sono già lì, organizzati e pronti.
Scegliere il giusto aggregatore finanziario
Non tutti gli strumenti di budget basati sul cloud funzionano allo stesso modo. Mint, sostenuto dal team Quicken, rimane il campione dei pesi massimi per pura analisi. Acquisisce i tuoi dati e ti offre una visione incontaminata del tuo patrimonio netto e del flusso di cassa. Ma ha un limite rigido. È di sola lettura. Puoi vedere il denaro lasciare il tuo conto, ma non puoi premere il pulsante per spostarlo. Osserva; non agisce.
Se hai bisogno di esecuzione, non solo di osservazione, guarda Verifica. Colma il divario tra il monitoraggio e il pagamento. È qui che l’esperienza mobile conta di più. Invece di accedere a un portale desktop a tarda notte per effettuare un pagamento, puoi gestirlo mentre sei in movimento. L’utilità qui è immediata. Pagare il conto mentre si è in fila. Evita le penali per il ritardo con meno attriti. Lo strumento si adatta ai tuoi movimenti, non alla tua scrivania.
2: Fai sembrare grande la tua piccola impresa
La dimensione è un problema di percezione. Ai clienti non interessa il numero dei tuoi server o la metratura del tuo ufficio. Si preoccupano dell’affidabilità. Una piccola impresa può proiettare una presenza a livello aziendale semplicemente adottando la stessa infrastruttura utilizzata dalle grandi aziende. La barriera all’ingresso è crollata.
Le piattaforme cloud consentono a una startup composta da due persone di offrire portali di assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, condivisione sicura di documenti e gestione dell’inventario in tempo reale che rivaleggia con le aziende Fortune 500. La tecnologia non fa distinzione tra un’attività di garage e una multinazionale. Vede solo la configurazione. Sovrapponendo questi strumenti, crei l’illusione della scala. I clienti si sentono supportati da un’enorme organizzazione perché l’interfaccia sembra tale. Il trasferimento della fiducia è automatico.
L’operatore solista indossa troppi cappelli. Il lavoro di back-office è spesso il meno affascinante, ma consuma ore che potrebbero essere spese in lavori fatturabili. Il cloud ha cambiato le regole del gioco qui. Non è necessario un pesante sistema ERP per tenere le luci accese. A volte, un approccio modulare funziona meglio.
Se la fatturazione è semplice, puoi unire uno stack leggero. Un’app per il monitoraggio del tempo abbinata a uno strumento di fatturazione potrebbe essere tutto ciò di cui hai bisogno. Tieni traccia delle ore. Invia la fattura. Chiudi la scheda. Semplice.
Ma il calcolo cambia quando chiedi aiuto.
Gestire i dipendenti nel cloud
L’assunzione di collaboratori esterni o di personale a tempo pieno sposta la curva di complessità. Hai bisogno di una piattaforma unificata. Un’applicazione che gestisca le funzioni contabili principali diventa una necessità piuttosto che un lusso.
La configurazione è standard. Ti registri con il fornitore prescelto. Inserisci gli elementi essenziali: dettagli aziendali, codici fiscali, preferenze di fatturazione. Quindi costruisci la tua squadra. Invitare i dipendenti a progetti specifici. Accettano l’invito. Accedono da qualsiasi luogo. Qualsiasi computer. Qualsiasi luogo. Tracciano il loro tempo rispetto ai compiti assegnati.
A fine mese i dati sono già strutturati. Aggregi le ore. Generi tu le fatture. Puoi inviarli via email come PDF ai clienti o stamparli per posta fisica. Il flusso di lavoro è sufficientemente automatizzato da consentire di risparmiare tempo, ma sufficientemente flessibile da gestire le eccezioni.
Scegliere gli strumenti giusti
I giganti dei desktop legacy hanno cambiato direzione. Sage 50 (precedentemente Peachtree Accounting) e QuickBooks offrono entrambi versioni del loro software ospitate su cloud. Ciò porta i loro robusti set di funzionalità sul web.
Tuttavia, potresti non aver bisogno della suite completa.
Se ti interessa solo tenere traccia delle ore, Toggl è un forte concorrente. È leggero. Si concentra su ciò che sa fare meglio.
Per una soluzione più completa, vale la pena dare un’occhiata a FreshBooks. Combina cronometraggio, fatturazione e gestione finanziaria in un unico pacchetto. Si integra con PayPal. Ha una solida app per smartphone. Se hai bisogno di gestire i pagamenti mentre sei in movimento, questo è perfetto.
Gestisci tutte le tue app Web
1: Gestisci tutte le tue app Web
La gestione di strumenti separati per tempo, denaro e gestione dei progetti crea attriti. I silos di dati sono nemici dell’efficienza. Man mano che la tua attività cresce, il divario tra i tuoi strumenti di monitoraggio e i tuoi registri finanziari si allarga. Alla fine trasferisci manualmente i dati. È qui che sta il costo reale.
Una piattaforma di contabilità cloud unificata riduce questo ostacolo. Collega le tue registrazioni orarie direttamente alle tue fatture. Aggiorna la tua contabilità generale in tempo reale. Smettila di fare il custode dei dati. Inizi a guardare alla salute della tua attività.
Questo significa che dovresti abbandonare gli strumenti di nicchia? Non necessariamente. Ma hai bisogno di un hub centrale. Qualcosa che parli la stessa lingua del tuo software di contabilità principale. I punti di integrazione contano. Le API contano.
L’obiettivo è la visibilità. Devi sapere, a colpo d’occhio, quali progetti sono redditizi. Quali clienti sono in ritardo nei pagamenti. Quanti contanti sono effettivamente disponibili. Il cloud lo rende possibile. Trasforma i tuoi dati finanziari da un record storico in una dashboard live.
La scelta della piattaforma dipende dalla tua scala. Un libero professionista potrebbe sopravvivere con due app. Una piccola agenzia ha bisogno di maggiore coesione. Il principio di fondo rimane lo stesso: ridurre l’inserimento manuale. Automatizza il banale. Concentrati sul lavoro che
Ricordare 87 serie di credenziali è impressionante, anche per uno scrittore di tecnologia. Ma per l’utente medio, destreggiarsi tra così tanti accessi è una ricetta per il disastro. Vogliamo dashboard unificati. Vogliamo trascinare un file da un’app all’altra senza uscire dal browser. Vogliamo smettere di gestire accessi separati per ogni singolo servizio che utilizziamo.
Gli strumenti di gestione dello storage nel cloud sono la risposta. Non sostituiscono le tue app preferite. Si siedono sopra di loro, fungendo da un unico pannello di vetro per la tua vita digitale.
Il vantaggio del Single Sign-On
La proposta di valore fondamentale qui è la semplicità. Ti iscrivi una volta. Ottieni un nome utente e una password. Quindi, colleghi il tuo Dropbox, Google Drive, OneDrive o qualunque altro silos in cui sei intrappolato.
Una volta iscritto, avviene la magia. Non sei costretto a cambiare scheda per accedere a un file. Puoi effettuare ricerche in tutti i servizi connessi da un unico posto. Trovare il documento? Anteprima. Condividilo. Trascinalo e rilascialo in un altro provider cloud. Il tutto senza spostare il file vero e proprio finché non lo decidi tu.
Non è solo una questione di comodità. Si tratta di ridurre gli attriti in un flusso di lavoro già frammentato.
Principali contendenti nello spazio
Non tutte le dashboard sono uguali. I fornitori differiscono in base alle app che supportano e alle funzionalità che offrono gratuitamente.
Otixo si definisce “la tua dashboard per il cloud”. È un giocatore serio in questa nicchia. Il problema? Non è gratuito. Devi pagare per il pacchetto premium, che include l’accesso sia alla loro interfaccia web che all’app mobile. Per gli utenti esperti che necessitano di tale integrazione tra dispositivi, è un’opzione praticabile.
Primadesk adotta un approccio leggermente diverso. È simile a Otixo nella gestione dei file, ma va oltre integrando i principali sistemi di posta elettronica basati su cloud. Offre anche un livello gratuito, rendendolo più accessibile per coloro che non sono pronti a impegnarsi finanziariamente.
Perché questo è importante adesso
Viviamo in un mondo multi-cloud. Affidarsi ad un unico fornitore è rischioso. Ma gestire cinque diversi fornitori è estenuante. Questi strumenti di gestione colmano il divario. Ti consentono di conservare gli strumenti migliori per il lavoro senza perdere la testa cercando di ricordare quale password è associata a quale servizio.
Hai ancora bisogno di password complesse. Devi ancora stare attento alla sicurezza. Ma almeno devi ricordare solo una serie di dettagli di accesso per accedere al tuo intero ecosistema digitale.
La domanda non è se dovresti usare questi strumenti. Dipende da quale si adatta al tuo stack specifico. Hai bisogno dell’integrazione della posta elettronica? Hai bisogno di un accesso mobile? Ti dispiace pagare per un’esperienza premium?
L’espansione delle tue nuvole non deve essere caotica. Ha solo bisogno di una dashboard.
