W przeszłości prowadzenie firmy lub ukończenie dużego projektu oznaczało siedzenie w biurze i wpatrywanie się w lokalny serwer i nadzieję, że dysk twardy nie ulegnie awarii. Przechowywanie danych na zdalnych komputerach wydawało się science fiction. Internet był oczywiście dostępny, ale nie przyszłoby do głowy powierzyć swojego dobrego samopoczucia oknie przeglądarki. Opóźnienia były zbyt duże, a poziom zaufania zbyt niski.
Ta bariera upadła.
Dzisiaj Twoja przeglądarka internetowa to nie tylko okno; to jest twój komputer. Nie kupujesz już pudełek z oprogramowaniem. Włączasz urządzenie, klikasz link i zostajesz przeniesiony do aplikacji hostowanej na serwerze w Wirginii, Irlandii lub Singapurze. Twoje dokumenty nie leżą na obrotowych talerzach pod biurkiem. Są w chmurze. A ludzie z ich pomocą wykonują poważną pracę.
Ty też możesz to zrobić.
Nadal potrzebujesz urządzenia do pisania. Możesz jednak przestać wydawać setki dolarów na licencje wieczyste. Większość usług w chmurze, często nazywanych aplikacjami internetowymi, jest bezpłatna lub kosztuje mniej niż filiżanka kawy miesięcznie. Jedyną barierą wejścia jest zrozumienie, które narzędzia faktycznie działają, a które to tylko szum. Tutaj zaczniemy.
Przyjrzymy się, jak sprawić, by chmura działała dla Ciebie. Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, zarządzasz ocenami uczniów, czy po prostu starasz się utrzymywać kontakt ze znajomymi, podstawy pozostają takie same. Wszystko zaczyna się od przechowywania i synchronizacji plików.
Podstawy: objaśnienie synchronizacji plików
Jeśli kiedykolwiek próbowałeś wysłać sobie dokument e-mailem, potem na telefon, a potem z powrotem na laptopa, znasz ten ból. Pliki się zacinają. Wersje zostały nadpisane. W rezultacie masz plik Final_Draft_v2_REAL_FINAL.docx.
Przechowywanie plików w chmurze rozwiązuje ten problem. Nie chodzi tylko o oszczędność miejsca; chodzi o synchronizację danych na wszystkich urządzeniach. Edytujesz plik na tablecie, a dwie sekundy później aktualizuje się on na komputerze stacjonarnym. Żadnego wysyłania e-maili. Brak pamięci USB. Po prostu nieprzerwany dostęp.
Dlaczego to jest ważne? Ponieważ przestoje kosztują. Jeśli Twój laptop ulegnie awarii, Twoje dane nie zostaną utracone. Są na serwerze. Możesz zalogować się z komputera w bibliotece, samochodu znajomego lub taniego Chromebooka, a Twoja praca tam będzie. Dostęp do niej można uzyskać z każdego miejsca na świecie, gdzie istnieje połączenie z Internetem.
Jak wybrać odpowiedniego dostawcę pamięci masowej w chmurze
Nie wszystkie pamięci w chmurze są sobie równe. Niektóre są lepiej dostosowane do potrzeb użytkowników indywidualnych. Inne są przeznaczone dla zespołów. Kluczem jest dopasowanie usługi do Twojego przepływu pracy.
Oto, na co musisz zwrócić uwagę:
- Szybkość synchronizacji: Czy ładuje się szybko? Powolna synchronizacja zabija wydajność.
- Wersja pliku: Jeśli przypadkowo usunąłeś folder, czy możesz go przywrócić? Większość usług przechowuje historię zmian przez 30 dni lub dłużej.
- Funkcje współpracy: Czy wiele osób może edytować dokument jednocześnie? Jest to obowiązkowe dla drużyn.
- Bezpieczeństwo: Czy jest szyfrowane? Kto ma dostęp do Twoich danych?
Większość głównych dostawców oferuje bezpłatny plan od 5 do 15 gigabajtów. Wystarczy na dokumenty, zdjęcia i kilka filmów. Jeśli potrzebujesz więcej, możesz uaktualnić swój plan. Ale zacznij od opcji bezpłatnej. Przetestuj interfejs. Zobacz jakie to wygodne.
Jak naprawdę działa synchronizacja z chmurą (i dlaczego warto o tym wiedzieć)
Kiedy korzystasz z usługi w chmurze, tak naprawdę nie „zapisujesz” niczego w magicznej pustce. Wynajmujesz przestrzeń na farmie serwerów należącej do kogoś innego. Twoje lokalne komputery nadal przechowują pliki, ale aplikacja działająca w tle obserwuje Twoje dedykowane foldery jak jastrząb. W momencie umieszczenia tam nowego dokumentu uruchamiany jest odpowiedni skrypt. Przesyła dane za pośrednictwem połączenia szerokopasmowego do chmury dostawcy, a następnie dystrybuuje je do wszystkich innych urządzeń powiązanych z Twoim kontem. Dzięki aplikacjom mobilnym w tym procesie uczestniczą także tablety i smartfony.
Zaletą jest oczywista: Twoje dane znajdują się poza fizycznymi ścianami. Jeśli pożar zniszczy Twoje biuro lub złodziej ukradnie Twój laptop, Twoje pliki nie zostaną utracone. Są bezpieczne na serwerze w Wirginii lub Oregonie, w zależności od dostawcy.
Dropbox i SugarSync od wielu lat są głównymi graczami na tym rynku. Ale na scenie pojawili się także giganci. Amazon oferuje dysk w chmurze. Google ma Dysk Google. Microsoft — SkyDrive (obecnie OneDrive). Model jest zwykle ten sam. Dostajesz kilka gigabajtów za darmo – 5 GB to powszechna kwota bazowa. Potrzebujesz więcej? Płacić. Ceny skalowane są w zależności od ilości zajmowanego miejsca.
Efektywna współpraca w rozproszonym zespole
Praca zdalna nie jest niczym nowym, ale synchronizacja w chmurze umożliwiła ją każdemu, kto ma sygnał Wi-Fi. Nie potrzebujesz udostępnionego dysku sieciowego ani skomplikowanej konfiguracji IT. Potrzebujesz tylko dostępu do Internetu. To zmienia sposób pracy zespołów. Współpraca w czasie rzeczywistym staje się możliwa. Jedna osoba edytuje plik, zmiany są synchronizowane w chmurze, a następna osoba widzi je natychmiast. Koniec z przesyłaniem wersji e-mailem, np. „Final_v2_REAL_final.doc”.
Zmienia się także dynamika mocy. Twoje dane nie są zablokowane na jednej stacji roboczej. Są dostępne z dowolnego miejsca. Jest to ogromna korzyść dla rozproszonych zespołów. Możesz rozpocząć projekt przy biurku, kontynuować go na telefonie w drodze do pracy i dokończyć na tablecie w kawiarni. Znika tarcie związane z lokalizacją.
Ale jest niuans. Powierzasz swoje dane stronie trzeciej. Jeśli dostawca zbankrutuje lub jego serwery zostaną zaatakowane, jesteś zdany na łaskę dostawcy. A jeśli Twój internet ulegnie awarii, będziesz offline. Przechowywanie w chmurze to nie magia. To kompromis. Wygoda w zamian za kontrolę. Rezygnujesz z bezpośredniego nadzoru, aby zyskać dostępność i ochronę kopii zapasowej. Większość ludzi uważa, że ta równowaga działa. Nie zawsze. Ale wystarczająco często.
Prawdziwym pytaniem nie jest to, czy korzystać z przechowywania w chmurze. Pytanie brzmi, który dostawca oferuje odpowiednią kombinację bezpieczeństwa, szybkości i kosztów dla Twoich konkretnych potrzeb. I jest to rozmowa, która wciąż ewoluuje.
Pamiętasz epokę przed chmurą? Utworzyłeś plik na pulpicie. Wysłaliśmy to e-mailem do pięciu osób. Pobrali go, dokonali zmian i zwrócili z powrotem. To spowodowało, że zostałeś z folderem pełnym plików o nazwie „Final_v2_ACTUAL.doc” i problemem łączenia komentarzy wszystkich osób. To było nieskuteczne. To było powolne. To było bolesne.
Platformy współpracy naprawiły tę sytuację. Zastąpili łańcuchy e-mailowe współdzielonymi wirtualnymi przestrzeniami roboczymi. Lokalizacja nie jest już barierą. Administrator tworzy konto. Następnie zaprasza użytkowników. Role są tutaj kluczowe. Administratorzy przydzielają uprawnienia, aby mieć pewność, że użytkownicy widzą tylko to, co powinni i mogą robić tylko to, co im wolno. Ogranicza to dostęp i utrzymuje przestrzeń roboczą w czystości.
Dobre narzędzia potrafią więcej niż tylko umieszczanie plików. Umożliwiają zespołom komunikację i dzielenie się pomysłami bez zaśmiecania skrzynek odbiorczych. Najlepsze z nich ułatwiają zarządzanie wersjami. Planowanie staje się łatwiejsze. Użytkownicy mogą rozpocząć dyskusję na temat dowolnego aspektu projektu bez opuszczania platformy. Przy prawidłowym użytkowaniu witryny te stają się pojedynczym archiwum wszystkich powiązanych prac.
Basecamp by 37signals to dobrze znana opcja. Istnieje już od wielu lat i oferuje potężne narzędzia. Onehub to kolejny ciekawy wybór. Umożliwia firmom konfigurowanie bezpiecznych portali hostowanych w chmurze. Portale te umożliwiają użytkownikom udostępnianie, przeglądanie, omawianie i edytowanie dokumentów lub dużych plików.
8: Zarządzaj swoimi zdjęciami i filmami
Obietnica aparatów cyfrowych była prosta: zapomnij o filmie, zachowaj wspomnienia. Ale rzeczywistość? Toniemy w bagnie kart pamięci, wypalonych dysków twardych, zapomnianych pendrive’ów i w połowie pustych pudełek na płyty CD. To nie była rewolucja. To był po prostu nowy rodzaj bałaganu, rozrzucony po laptopach, tabletach i telefonach.
Chmura oferuje wyjście.
Wyobraź sobie cyfrowy strych zarządzany przez kogoś innego. Twoje zdjęcia i filmy są przechowywane na serwerach zewnętrznych. Tak, możesz korzystać z uniwersalnych usług przechowywania plików takich jak Dropbox czy Google Drive. Oni pracują. Są zsynchronizowane. Są jednak niewygodne w pracy z mediami. Nie rozumieją, że zachód słońca potrzebuje tagu lub że chcesz udostępnić ciotce film urodzinowy, nie wysyłając go dziesięć razy e-mailem. Wyspecjalizowane serwisy medialne działają inaczej. Mówią w twoim języku.
Przeciągnij i zwolnij. Gotowy.
Nagle Twoja chaotyczna struktura folderów staje się uporządkowana. Możesz oznaczyć niewyraźne zdjęcie swojego psa. Zdjęcia ślubne możesz grupować w galerię. Możesz udostępnić link jednym kliknięciem, zamiast dołączać plik o wielkości 50 MB do wiadomości e-mail. To nie tylko przechowywanie. To jest kuracja.
Dla fotografów wybór pomiędzy darmowym bałaganem a płatnym porządkiem jest realny. Witryny takie jak Flickr, Shutterfly i Snapfish są opcjami domyślnymi. Nadają się do zwykłych ujęć. Jeśli jednak masz tysiące obrazów w wysokiej rozdzielczości i nie interesuje Cię oglądanie, jak Twoje zdjęcia są kompresowane lub zaśmiecane reklamami, poszukaj gdzie indziej. SmugMug i Zenfolio są skierowane do poważnych fotografów. Pobierają opłatę. Ale dają ci kontrolę. Jesteś właścicielem układu. Utrzymujesz jakość. Warto, jeśli traktujesz swoje zdjęcia jako aktywa, a nie śmieci.
Wideo to zupełnie inna historia. YouTube to gigant, pochłaniający 72 godziny treści w każdej minucie. To jest plac publiczny, a nie prywatny magazyn. Jeśli szukasz wirusowej sławy, to jest Twoja scena. Jeśli tworzysz kolejny film na poziomie Goodfellas i chcesz go tylko pokazać swoim producentom, Vimeo jest cichą alternatywą. Jest tam mniej ludzi. Są lepsze narzędzia do odtwarzania. Możesz zabezpieczyć swoją pracę hasłem. Czuje się jak w szatni studyjnej, a nie na stadionie.
7: Odkryj nową muzykę lub słuchaj starych hitów
Tak bardzo przyzwyczailiśmy się do noszenia urządzeń, że zapomnieliśmy, że to tylko tymczasowa kula. Dopóki kanały komunikacji nie stały się wystarczająco szerokie, przechowywanie muzyki wymagało obiektu fizycznego — płyty CD, dyskietki lub dysku flash. Potrzebny był gracz, żeby w to zagrać. To był cały rytuał. Potem przyszedł internet szerokopasmowy. Nie tylko stacjonarnie, ale także mobilnie, co naprawdę się sprawdziło. Nagle okazało się, że nie trzeba znać się na muzyce. Wystarczy mieć do niego dostęp.
Streaming zmienił fizykę słuchania. Zamieniła dane z magazynu w rzekę. Nie przechowujesz już pliku. Pobierasz ją z chmury, krok po kroku, odtwarzając ją tak, jak się pojawia. W ten sposób usługi strumieniowego przesyłania muzyki stały się standardem. Oferują bibliotekę, która wydaje się nie mieć końca. Koniec z przeglądaniem zapisów. Koniec z zarządzaniem terabajtami plików MP3 na dysku twardym, który wkrótce ulegnie awarii.
Obecnie usługi te działają według dwóch głównych modeli. Niektóre działają wyłącznie na zasadzie streamingu: słuchasz i tyle. Plik nigdy nie jest zapisywany na Twoim urządzeniu. Jest to efektywne pod względem wykorzystania pamięci, ale podatne na awarie połączenia. Inne oferują model hybrydowy: możesz przesyłać strumieniowo lub pobierać do słuchania offline. Większość z nich zaczyna od darmowego planu, co oznacza, że to Ty jesteś produktem. Słuchasz reklamy. Jeśli chcesz ciszy między utworami, musisz zapłacić za subskrypcję premium. Za te pieniądze kupujesz odtwarzanie bez reklam i możliwość jednoczesnego logowania się na swoje konto z telefonu, laptopa i tabletu. Jedno konto – wszędzie.
Ale doświadczenie nie jest takie samo. To zależy od filozofii dostawcy. Pandora działa jak DJ: podajesz początkowy bodziec – piosenkę lub artystę – a ona generuje listę odtwarzania. Jest to podejście algorytmiczne. To jest poszukiwanie czegoś nowego. Jest to kontrola bez interwencji użytkownika. Z drugiej strony Spotify i Rdio to biblioteki. Otwierają skarbiec. Wybierasz utwór. Robisz listę. To jest gra na żądanie. Kontrolujesz proces. Przeprowadzasz selekcję kuratorską. Różnica jest subtelna, ale ma fundamentalne znaczenie dla sposobu spędzania czasu.
6: Rysowanie i edytowanie zdjęć
Sprzęt przesunął się ze sfery audio do sfery wizualnej. Przestaliśmy po prostu konsumować treści i zaczęliśmy je tworzyć. Smartfon stał się aparatem, a potem płótnem.
Stworzenie przejrzystej grafiki jest wciąż trudniejsze, niż się wydaje na pierwszy rzut oka. Narzędzia w chmurze to zmieniły. Skracają czas treningu. Eliminują potrzebę pobierania ciężkich programów. Rynek jest jednak podzielony na dwa obozy. Jeden obóz tworzy diagramy. Drugi edytuje piksele.
Zacznij szybko. Rejestrujesz się. Obejrzyj krótką lekcję. Bezpłatny plan zapewnia przestrzeń. Daje kilka opcji eksportu. To wystarczający powód, aby spróbować.
Chcesz więcej? Zapłać premię.
Premium odblokowuje pełen zakres funkcji. Otrzymujesz nieograniczone miejsce na dane. Otrzymujesz elastyczne opcje eksportu. Zapisz jako PNG. JPG. SVG. PDF. Wybór należy do Ciebie.
Narzędzia odzwierciedlają stołowych gigantów. Po prostu działają w Twojej przeglądarce.
Weź Gliffy. Jest to usługa służąca do tworzenia diagramów. Symuluje Microsoft Visio. Przeciągasz kształty. Wyrównujesz je. Stosujesz kolory. Dodajesz tekst. Ty dostosowujesz efekty. Kiedy skończysz, osadzasz diagram. Udostępniasz go w sieciach społecznościowych. Zapraszam do komentowania.
„Narzędzia do tworzenia wykresów online oferują tę samą podstawową funkcjonalność, co zaawansowane aplikacje komputerowe, ale z możliwością natychmiastowego udostępniania.”
Photoshoperzy działają w ten sam sposób. Pixlr działa jak Adobe Photoshop w chmurze. Przycinasz obrazy. Dopasowujesz kolor. Maskujesz tło. To proste. Wymiana jest natychmiastowa. Pixlr zapisuje na Twoim pulpicie. Zapisuje na swoich serwerach. Wysyła bezpośrednio do Facebooka. Flickr. Picasa.
Współpraca przewyższa izolację
Prawdziwa zmiana nie kryje się w narzędziach. To jest w toku pracy. Aplikacje komputerowe Cię izolują. Aplikacje w chmurze łączą Cię. Nie tylko tworzysz. Dzielisz się. Powtarzasz.
To zmienia sposób pracy zespołów. Projektanci nie czekają na pliki. Deweloperzy nie czekają na eksport. Wszystko dzieje się online.
Czy to jest idealne? Nie.
Złożone projekty wciąż wymagają ciężkiej pracy. Ale szybkie wykresy? Do podstawowych zmian? To wystarczy. Bariera wejścia jest niższa. Tarcie zniknęło.
Możesz rozpocząć ramkę. Zakończ edycję zdjęcia. Wszystko bez wychodzenia z zakładki.
Twoja publiczność rośnie. Przyjaciele zamieniają się w obserwujących, obserwujących w fanów, a fani w potencjalnych klientów. Ręczne zarządzanie rozwijającą się listą to koszmar. W tym miejscu z pomocą przychodzą oparte na chmurze narzędzia do zarządzania relacjami z klientami (CRM). To nie są tylko cyfrowe książki adresowe. Są to silniki zaprojektowane do radzenia sobie z chaosem rosnącej sieci, zaprojektowane specjalnie dla freelancerów i małych firm, których nie stać na obciążenie systemów korporacyjnych.
Ale jest niuans. Będziesz musiał uiścić opłatę za wstęp. Niekoniecznie pieniędzmi, ale czasem. Najpierw musisz załadować swoje kontakty do systemu. To męczące. Jednak po załadowaniu danych możliwości integracji wynagradzają cały ten wysiłek.
Konsolidacja Twojego cyfrowego śladu
Tym, co wyróżnia te platformy, jest to, że umożliwiają zaprzestanie zarządzania odmiennymi tożsamościami. Gromadzą dane z Gmaila, Facebooka, LinkedIn, Twittera i MailChimp w jedno źródło prawdy. Nie importujesz tylko nazw i adresów e-mail. Konsolidujesz historię.
Gdy baza danych będzie już kompletna, rozpoczyna się prawdziwa praca. Dodajesz tagi. Segmentujesz odbiorców. Filtrujesz dane na podstawie zachowania lub źródła. Nagle zdajesz sobie sprawę, kto jest naprawdę ważny. Widzisz, jak Twoje najlepsze leady łączą się z obecnymi klientami.
„Jeszcze bardziej przydatną funkcją, zwłaszcza jeśli prowadzisz firmę, jest możliwość śledzenia korespondencji, ustawiania przypomnień o kolejnych kontaktach, załączania wiadomości e-mail czy przydzielania list zadań.”
To nie jest pamięć pasywna. To jest aktywna interakcja. Możesz śledzić każdy wątek rozmowy. Ustaw przypomnienia o oddzwonieniu, aby nie zapomnieć. Dołącz odpowiednie e-maile do profili konkretnych kontaktów. Przydzielaj zadania członkom zespołu bezpośrednio z interfejsu. Dzięki temu lista statyczna staje się dynamicznym przepływem pracy.
Wybór odpowiedniego narzędzia dla Twojej wagi
Jeśli korzystasz już z Gmaila, masz podstawowego menedżera kontaktów. To działa. Dla większości ludzi to wystarczy. Jeśli jednak chcesz mieć poważne możliwości CRM, musisz przenieść je na wyższy poziom.
Salesforce jest często wymieniany jako złoty standard. To potężne i niezawodne narzędzie. Dla większości właścicieli małych firm jest to przesada. To jakby używać młota do rozłupywania orzecha. Będziesz ugrzęznąć w funkcjach, z których nigdy nie będziesz korzystać i przegapisz proste funkcje, których potrzebujesz na co dzień.
Są łatwiejsze alternatywy. Highrise od twórców Basecamp oferuje czystszy interfejs. Batchbook to kolejna opcja, która koncentruje się na łatwości użytkowania. Obydwa oferują bezpłatne okresy próbne. Żaden z nich nie oferuje stałego bezpłatnego planu. Płacisz za możliwość zarządzania relacjami na dużą skalę.
4: Sprawdź swoją pocztę e-mail w dowolnym miejscu i czasie
Odchodzenie od stacjonarnych klientów poczty e-mail
Klienci poczty e-mail na komputery stacjonarne stopniowo odchodzą w przeszłość. W czerwcu 2011 r. stanowiły one nieco ponad 50% wszystkich otwarć e-maili. Do czerwca 2012 r. udział ten spadł do 33%. Dlaczego? Ponieważ tradycyjne oprogramowanie poczty e-mail na komputer stacjonarny blokuje Cię w określonym systemie operacyjnym. Synchronizacja pomiędzy różnymi urządzeniami – komputerami, tabletami, telefonami – przyprawia o ból głowy.
Poczta internetowa oferuje obejście tego problemu. Jednak systemy poczty e-mail w chmurze stanowią lepszą alternatywę. Usługi bezpłatne nie pozwalają na korzystanie z własnych domen. Poza tym będziesz musiał znosić reklamy. Otrzymujesz jednak podstawowe funkcje pisania, formatowania, wysyłania, czytania, organizowania i odpowiadania na e-maile. Wszystko to działa na dowolnym komputerze z przeglądarką i połączeniem internetowym.
Yahoo Mail to duża usługa internetowa. Innym przykładem jest Gmail. Integruje się z Dyskiem Google. Drive łączy przechowywanie plików z narzędziami zwiększającymi produktywność. Możesz tworzyć dokumenty, arkusze kalkulacyjne i prezentacje bez opuszczania przeglądarki. Google oferuje także biznesową wersję Gmaila.
Porównanie bezpłatnej i płatnej poczty e-mail w chmurze
| Funkcja | Darmowa poczta w chmurze | Płatna/biznesowa poczta w chmurze |
|---|---|---|
| Domena niestandardowa | Nie | Tak |
| Reklama | Tak | Nie |
| Przechowywanie | ograniczona | Więcej/Duży |
| Wsparcie | Społeczność/Nieobecny | Priorytet/24 godziny |
| Współpraca | Podstawowy | Rozszerzony |
Internetowe aplikacje pocztowe eliminują problemy z synchronizacją występujące w klientach stacjonarnych. Dostęp do swojej skrzynki pocztowej możesz uzyskać z dowolnego urządzenia. To właśnie ta mobilność odciąga użytkowników od oprogramowania komputerowego. Ceną takiego przejścia jest rezygnacja z własnej domeny i konieczność radzenia sobie z reklamami.
Użytkownicy biznesowi często wybierają wersje płatne. Potrzebują własnych domen do brandingu. Potrzebują także lepszego bezpieczeństwa i wsparcia. Na przykład biznesowa wersja Gmaila oferuje właśnie takie funkcje. To coś więcej niż tylko e-mail. To cały ekosystem.
Czy warto przejść na pocztę w chmurze? Dla większości ludzi tak. Wygoda przeważa nad wadami. Tracisz możliwość pracy w trybie offline, tak jak w klientach stacjonarnych. Ale masz dostęp z dowolnego miejsca na świecie. Twoje listy są zawsze przy Tobie. Twoje pliki są synchronizowane automatycznie. To inny sposób pracy.
Spadek wykorzystania stacjonarnych klientów poczty e-mail nie wynika wyłącznie z technologii. To kwestia stylu życia. Ludzie więcej się ruszają. Pracują zdalnie. Korzystają z wielu urządzeń. E-mail w chmurze pasuje do tej rzeczywistości. Poczta na komputerze stacjonarnym nie.
Co się stanie, gdy ostatni klient stacjonarny przestanie działać? Dane pozostaną w chmurze. Możesz uzyskać do nich dostęp z dowolnego miejsca. Ale będziesz zależny od połączenia internetowego. Bez tego pozostaniesz bez komunikacji. Oto nowy kompromis.
Arkusze kalkulacyjne zmieniły zasady gry w finansach osobistych, ale wymagały dyscypliny i ręcznego wprowadzania danych. Prawdziwa zmiana nastąpiła, gdy ta funkcjonalność została przeniesiona do chmury. Teraz nie potrzebujesz instalacji lokalnej ani złożonej listy formuł, aby śledzić, na co idą Twoje pieniądze. Otrzymujesz obliczenia, wizualizację i przejrzystość – za darmo.
Ceną za to jest konieczność połączenia się z Internetem. Te usługi internetowe wymagają połączenia kont. Dane z Twojego banku są przesyłane do aplikacji, która kategoryzuje wydatki i nagle zaczynasz dostrzegać prawidłowości. Możesz ustawić powiadomienia o niskim saldzie lub nadchodzących terminach płatności. Sezon podatkowy przestaje być panicznym pośpiechem i zamienia się w rutynowe generowanie raportów. Dane już tam są, uporządkowane i gotowe do użycia.
Wybór odpowiedniego agregatora finansowego
Nie wszystkie narzędzia do budżetowania w chmurze działają tak samo. Mint, wspierana przez zespół Quicken, pozostaje mistrzem wagi ciężkiej w dziedzinie czystej analityki. Przetwarza Twoje dane i zapewnia doskonały wgląd w Twoją wartość netto i przepływy pieniężne. Ale ma to ścisłe ograniczenie. Działa tylko w trybie odczytu. Widzisz, jak pieniądze opuszczają Twoje konto, ale nie możesz kliknąć przycisku, aby je przelać. Ona patrzy; to nie działa.
Jeśli szukasz akcji wykraczającej poza obserwację, sprawdź Sprawdź. Wypełnia lukę pomiędzy śledzeniem a płatnością. Tutaj najbardziej liczy się komfort korzystania z urządzeń mobilnych. Zamiast logować się późno w nocy do portalu stacjonarnego, aby dokonać przelewu bankowego, możesz to zrobić będąc w ruchu. Przydatność tutaj jest natychmiastowa. Zapłać rachunek, stojąc w kolejce. Unikaj opłat za opóźnienia przy mniejszym wysiłku. Narzędzie dostosowuje się do Twojego ruchu, a nie do miejsca pracy.
2: Spraw, aby Twoja mała firma wydawała się duża
Rozmiar jest kwestią percepcji. Klientów nie interesuje ilość Twoich serwerów ani powierzchnia biurowa. Interesuje ich niezawodność. Małe firmy mogą zaistnieć na poziomie korporacyjnym, po prostu wdrażając tę samą infrastrukturę, z której korzystają duże firmy. Bariera wejścia upadła.
Platformy chmurowe umożliwiają dwuosobowemu start-upowi oferowanie całodobowych portali obsługi klienta, bezpiecznego udostępniania dokumentów i zarządzania zapasami w czasie rzeczywistym na poziomie dorównującym firmom z listy Fortune 500. Technologia nie rozróżnia firmy garażowej od międzynarodowej korporacji. Widzą tylko konfigurację. Wprowadzając te narzędzia warstwa po warstwie, tworzysz iluzję skali. Klienci czują się wspierani przez ogromną organizację, ponieważ interfejs wygląda tak. Przeniesienie zaufania następuje automatycznie.
Indywidualny przedsiębiorca nosi zbyt wiele kapeluszy. Praca biurowa jest często najmniej atrakcyjna, ale pochłania godziny, które można przeznaczyć na płatne zajęcia. Technologia chmury zmieniła zasady gry. Nie potrzebujesz ciężkiego systemu ERP, aby utrzymać swoją firmę na rynku. Czasami podejście modułowe jest bardziej skuteczne.
Jeśli Twój system fakturowania jest prosty, możesz stworzyć lekki zestaw narzędzi. Aplikacja do śledzenia czasu w połączeniu z narzędziem do fakturowania może być wszystkim, czego potrzebujesz. Śledź swoje godziny. Wysyłaj faktury. Zamknij rzeczy. Tylko.
Ale rachunek zmienia się, gdy pozyskujesz pomoc.
Zarządzanie pracownikami w chmurze
Zatrudnianie wykonawców lub pracowników wewnętrznych zwiększa poziom złożoności. Potrzebujesz jednej platformy. Pojedyncza aplikacja realizująca podstawowe funkcje księgowe staje się koniecznością, a nie luksusem.
Ustawienie jest standardowe. Rejestrujesz się u wybranego dostawcy. Wprowadź podstawowe informacje: dane biznesowe, NIP, preferencje rozliczeniowe. Następnie tworzysz swój zespół. Zapraszaj pracowników do konkretnych projektów. Przyjmują zaproszenie. Logują się z dowolnego miejsca. Z dowolnego komputera. Z dowolnej lokalizacji. Śledzą swój czas pracy według przydzielonych zadań.
Pod koniec miesiąca dane są już uporządkowane. Sugerujesz godziny. Generujesz faktury. Możesz wysłać je e-mailem do swoich klientów w formacie PDF lub wydrukować i wysłać pocztą. Przepływ pracy jest wystarczająco zautomatyzowany, aby zaoszczędzić czas, ale jednocześnie wystarczająco elastyczny, aby obsługiwać wyjątki.
Wybór odpowiednich narzędzi
Starsi giganci komputerów stacjonarnych zmienili kurs. Sage 50 (dawniej Peachtree Accounting) i QuickBooks oferują wersje swojego oprogramowania w chmurze. Dzięki temu ich bogaty zestaw funkcji trafia do Internetu.
Jednak pełny zestaw może nie być potrzebny.
Jeśli interesuje Cię tylko śledzenie czasu, Toggl jest mocnym kandydatem. Jest lekki. Koncentruje się na tym, co potrafi najlepiej.
Po bardziej kompleksowe rozwiązanie warto zajrzeć do FreshBooks. Łączy śledzenie czasu, fakturowanie i zarządzanie finansami w jeden pakiet. Integruje się z PayPalem. Posiada solidną aplikację na smartfony. Jeśli chcesz zarządzać płatnościami w drodze, jest to idealne rozwiązanie.
Zarządzaj wszystkimi aplikacjami internetowymi
1: Zarządzaj wszystkimi aplikacjami internetowymi
Używanie oddzielnych narzędzi do śledzenia czasu, śledzenia pieniędzy i zarządzania projektami powoduje konflikty. Pojedyncze dane są wrogiem wydajności. W miarę rozwoju Twojej firmy powiększa się przepaść między narzędziami księgowymi a dokumentacją finansową. Jesteś zmuszony do ręcznego przesyłania danych. Tu właśnie leży prawdziwy koszt.
Ujednolicona platforma księgowa w chmurze zmniejsza ten opór. Łączy Twoją dokumentację czasową bezpośrednio z fakturami. Aktualizuje ogólny dziennik w czasie rzeczywistym. Nie jesteś już zbieraczem danych. Zaczynasz zwracać uwagę na kondycję swojej firmy.
Czy to oznacza, że powinieneś porzucić narzędzia niszowe? Nie koniecznie. Potrzebujesz jednak centralnego węzła. Coś, co mówi tym samym językiem, co główne oprogramowanie księgowe. Ważne są punkty integracyjne. Interfejsy API są ważne.
Celem jest przejrzystość. Trzeba na pierwszy rzut oka zobaczyć, które projekty są opłacalne. Którzy klienci spóźniają się z płatnościami? Ile faktycznie jest dostępnej gotówki. Chmura to umożliwia. Zamienia Twoje dane finansowe z zapisów historycznych w żywy pulpit nawigacyjny.
Wybór platformy zależy od skali. Freelancer może przetrwać dzięki dwóm aplikacjom. Mała agencja potrzebuje większej konsekwencji. Podstawowa zasada pozostaje ta sama: ogranicz ręczne wprowadzanie danych do minimum. Zautomatyzuj swoją rutynę. Skup się na pracy
Zapamiętanie 87 zestawów referencji robi wrażenie, nawet jak na pisarza technicznego. Jednak dla przeciętnego użytkownika zarządzanie tak dużą liczbą loginów to przepis na katastrofę. Potrzebujemy ujednoliconych paneli sterowania. Musimy mieć możliwość przeciągania i upuszczania pliku z jednej aplikacji do drugiej bez opuszczania przeglądarki. Musimy przestać zarządzać oddzielnymi kontami dla każdej usługi, z której korzystamy.
Narzędzia do zarządzania pamięcią masową w chmurze są odpowiedzią na te potrzeby. Nie zastępują Twoich ulubionych aplikacji. Znajdują się na nich, pełniąc funkcję pojedynczego okna dla Twojego cyfrowego życia.
Korzyści z pojedynczego logowania (SSO).
Główną wartością jest tutaj prostota. Rejestrujesz się raz. Otrzymujesz jedną nazwę użytkownika i jedno hasło. Następnie podłączasz swój Dropbox, Dysk Google, OneDrive lub inną izolowaną pamięć, którą posiadasz.
Po zarejestrowaniu dzieje się magia. Aby uzyskać dostęp do pliku, nie musisz przełączać kart. Możesz wyszukiwać pliki we wszystkich połączonych usługach z jednego miejsca. Znalazłeś dokument? Wyświetl podgląd. Udostępnij to. Przeciągnij go do innego magazynu w chmurze. Wszystko to bez przenoszenia samego pliku, dopóki nie podejmiesz takiej decyzji.
Nie chodzi tylko o wygodę. Chodzi o zmniejszenie tarć w i tak już rozdrobnionym przepływie pracy.
Wiodący gracze na rynku
Nie wszystkie panele sterowania są sobie równe. Dostawcy różnią się pod względem obsługiwanych aplikacji i funkcji, które oferują bezpłatnie.
Otixo nazywa siebie „twoim pulpitem nawigacyjnym w chmurze”. To poważny gracz w tej niszy. Ale jest zastrzeżenie: to nie jest darmowe. Trzeba zapłacić za pakiet premium, który obejmuje dostęp zarówno do interfejsu WWW, jak i aplikacji mobilnej. Dla zaawansowanych użytkowników, którzy potrzebują integracji między urządzeniami, jest to realna opcja.
Primadesk przyjmuje nieco inne podejście. Jest podobny do Otixo pod względem zarządzania plikami, ale idzie dalej, integrując wiodące systemy poczty e-mail w chmurze. Oferuje również bezpłatny plan, dzięki czemu jest bardziej dostępny dla tych, którzy nie są gotowi inwestować finansowo w usługę.
Dlaczego jest to teraz ważne
Żyjemy w świecie wielu chmur. Poleganie na jednym dostawcy jest ryzykowne. Jednak zarządzanie pięcioma różnymi dostawcami jest żmudne. Te narzędzia do zarządzania wypełniają tę niszę. Pozwalają na korzystanie z najlepszych narzędzi do każdego zadania, bez szaleństw i konieczności zapamiętywania, które hasło należy do której usługi.
Nadal potrzebujesz silnych haseł. Nadal musisz uważać na bezpieczeństwo. Ale przynajmniej musisz pamiętać tylko jeden zestaw danych uwierzytelniających, aby uzyskać dostęp do całego cyfrowego ekosystemu.
Pytanie nie brzmi, czy warto z tych narzędzi korzystać. Pytanie brzmi, który z nich jest odpowiedni dla Twojego stosu technologii. Czy potrzebujesz integracji z pocztą e-mail? Potrzebujesz dostępu z urządzeń mobilnych? Czy jesteś gotowy zapłacić za doświadczenie premium?
Twój silos w chmurze nie musi być chaotyczny. Potrzebuje tylko panelu sterowania.
